校级精品课程《秘书学》复习资料参考答案
来源:文学院新闻教研室   作者:马永春    发布于:2015-01-20   

 
校级精品课程《秘书学》复习资料参考答案
 
一、填空
1、记录,撰拟      2、尚书        3、及时,广泛.       4OA      5、利于工作,利于保密   6、档案销毁    7、创新型、国际化   8、发布信息  
 9、左为下,后为上。         10、研讨            11、公务秘书,私人秘书             12、综合辅助性  13、领导者的综合素质,领导方法和艺术
141923        15、集体会议    16、绝密             17、将就效率       
18、措施上全面具体,落实上逐项到位19、五分析          20、典型调查
21、办公目的    22、直接坚定法   23、综合加工,提炼加工,推导加工.
24、法定效力    25、信息         26、规范化,制度化,科学化
27、定场会议,移场会议             28、辅助需求        29、笔记法,录音法              30、《情感智力》  31、通用秘书.行当秘书32、秘书,领导  33、逆向参谋,测向参谋            34、通用性、行政性
35、领导者的综合素质                  36、针对性
37、受尊者有优先权                    38、查阅文献资料              
39、总揽全党的技术工作                40、公文内部利用
41、分析与综合                        42、双题式
43、印章                              44、制度化
45、办公自动化                        46、新闻发布会
47、单一性                            48、民主监督
49、公文清退                          50<青年创业指南>
51、热情友好,不卑不亢                  52<信访条例>
53、讨论;表决                        54、针对性;固定性
55、零碎;分散                        56 1923年;毛泽东
57、硬环境,软环境                      58、部门关系协调、工作协调
59、行业领域;秘书工作                 60、对等接待
61、语言沟通                           62、有效利用空间;流于缩短工作63、轮流性值班;电话值班               64、机关事务文书
65、行文的强制性;内容的严肃性         66、公务秘书,私人秘书
67、中央秘书层;地方秘书层          68、继承性;融合性
69、合作;摩擦                      70、呼声表决;点明投票
71、笔记文书,公关文书                72、群体上访
73、文书档案,专业档案                74、远程会议
75、对领导对象的认识和把握程度      76、下情上达,上情下达
77、国家秘书;私人秘书              78、思维基础,素质基础
79、书面交流;面对面交流            80、印信,介绍信
81、艺术写作;应用写作或实用写作    83、突发事件调研
83、准确;广泛                      84、简明性;可模拟性
85、立卷归档,平时收集               86、为领导工作服务;为基层服务
87、辅助领导决策                    88、保密纪律,保密责任
89、档案库房 包装材料               90、原则程序
91、全美秘书协会                    92、秘书
93、基层秘书层                      94、创新型
95、受尊者有优先权                  96、对外联系的标志
97、会议                            98、主人
99、科技档案                        100、秘书性
101、御史大夫                       1024——5
103、工作要细致                     104、国家机构
105、调查法                         106、电报通知
107、经常参与政务活动的秘书
108、行业领域的专业知识
109、特大型会议                     110、经常性
111、接受和生成信息                 112、广泛
113、事务处理                       114、部门关系
115、内外有别                       116、万人以上
117、录音法                         118、接谈
119、专业档案                       120、可模拟性
121、信息收集                       122、政策性
123、组织介绍信                     124、辅助
125、辅助需求                       126、发布信息
127、第二年上半年(6月份之前)   128、事务工作
129、“侧向参谋”                  130 沟通协调作用
131 固定性                       132 行依性
133 群众性                       134 专业档案
135 声象形态                     136  指示性文摘
137、密苏里州开普斯城             138、查阅文件资料
139、档案上架                     140、通用秘书    
141、校核                         142、注意色彩搭配
143、“三服务”                    144、安全保密原则
145、集体讨论                     146、相互理解
147、拟制会议预案                 1481985
149、局域网                       150、综合辅助性
151、继承性                       152、机要保密
153、电子选票                     154、举手表决
155、注发                         156、《后汉书·刘陶传》
157、集体秘书                     158、回访
159、全国人民代表大会及其常务委员会      160、保密工作
161、预备通知              162、管理型办公室
163、务实性                164A4
165、思想性                1661995
167、为领导工作            168、规模与规格
169、会议规则              170、参谋助手作用
171、简报                  172、机要保密工作
173、逻辑方法                175、讲究效率、内外兼顾
176、任免                  177、机关公文撰制
178、信访工作              179、档案工作
180、信访受理者            181、总揽全党的技术工作
182、诚心                  183、职工代表
184、董事会                185、收电
186、信访人                187、副部级
188、夏、商、周                     189、创新型
190、一对一                        191、办公室
192、会务组织工作                  193、不同作用
194、办公自动化                    195、不确定性
196、副本                          197、政策性
198、多任务并行                     199、表决
200、不相隶属                      201、行政秘书
202、通讯联络                      203、手工签到
204、专用文书                      205、管理型办公室
206、思想观点                      207、信访信息
208、陈述职责                      209、整齐
210、原始记录                       211、显示性会议
212、个人素养                       213、保密
214、协调商议事项                  215、对象
216、CPS                        217、收腹
218、档案保管                      219、非权力支配性
220、间接关系的来客                221、单纯
222、思想基础                    223、对辅助对象和内容的认识和把握       224、总揽全党的技术工作            225、信息原则
226、接待工作                      227、申诉求决类
228、议事                          22920°C——25°C
230、上层建筑                      231、创业素质
232、主人综合辅助性                233、封闭式
234、办公现代化                    235、自律
236、组织目标                      237、决策性会议
238、播发通稿                      239报告 
240、价值                          241、分发
242、档案目录信息                  243、依法办事
244、议事规则                      245、重组材料
246、信访案件调查                  247、信息工作
248、立档单位                          249、神话时代
250、自行焚毁                          251、移场会议
252、目录                              253、保管
254、综合辅助性                        255、淡雅、单纯
256.OA2000办公自动化国际学术研讨会     257、初步核实、催办
258、事由、主人                        259、区分全宗、全宗内档案
260、身送七步;及时                    261、案卷
262、殷商后期                           263、明礼诚信
264、接待规范                           265、行政长官
266、归档制度                         267、档案销毁清册
268、办公地点                         269、《信访条例》
270、形式新                           2719
272、命名会                           273、事内性
274、报信                             275、开发性
276、综合辅助性                       277、全宗构成者
278P245 告晓性                      279、尊者居后
280接收征集                         281、秘书,秘书工作
282、地点,目的                        283100人至1000
284.忠诚原则                      285.性格品质
286.网络新闻发布                   287.专业知识
288.以快为主                        289.思想内容 
290.直接鉴定法                      291、精华
29212                           293、议案的列入
294、原始记录性                      295、事务文书撰制
296、公文放置料理                    297.夏朝
298.历史传统                        299.加工处理
300.网络化
 
二、选择题
1a       2c       3c        4a      5d        
6c       7b       8a        9b     10a
11c      12c      13d       14a     15b
16b      17c      18d       19c     20d
21c      22b      23d       24d     25d   
26a      27a      28c       29b     30d
31A      32B     33D       34B    35A
36C      37D     38A       39B    40D
41B      42C     43B       44C    45C  
46D      47A     48D      49B   50B 
51、A     52、D     53、B   54、C   55、B
56、D     57、A     58、B     59、B   60、D      
61C      62B     63C      64A    65D
66D      67C     68B      69C    70A       
71C      72B     73D      74A    75B
76A      77B     78A      79A    80A 
81B      82B     83A      84D    85C
86D      87C     88B      89A    90C
91C      92A     93D      94B    95D
96D      97C     98B      99C   100D
101D    102B    103B      104C  105A
106D    107C    108A      109B  110C   
111B     112D    113A      114A  115B
116D      117B       118C
119A      120D       121A
122D      123C       124D
125C      126B        127B
128C      129D        130A
131C      132B         133A  
134B      135B        136D  
137C      138C        139D    
140B      141D        142C   
143B      144A        145C
146D     147C         148B
149D      150         151C
152A              153C                154B
155D              156C                157A
158D              159B                160D
161  B             162. C             163. C   
164. D              165. A             166.  D  
167    B           168. C             169. A    
170. D               171.D            172.A
173.A               174.A             175.B
176.C        177.D         178.C
179.D         180.A         181A 
182B           183C            184B 
185C          186C           187A 
188D          189C           190A
191D          192A           193C
194D         195B          196A
197A         198A          199C
200B               201C            202B 
203D            204D             205C
206C           207D              208B  
209C           210A               211C
212A                213D                214D
215B                216C                217A
218D                219C                220 C
221C                222B                 223D
224D                225D                 226A
227B                 228D                229B
230C                  231A               232C   
233C           234D          235B 
236B            237D           238A
239  D          240C          241A
242D            243C         244D
245C         246B         247B
248C        249D         250A
251.D          252.A          253.A
254.A          255.B           256.C
257.D          258.C           259.D
260.A          261.A                262.C
263.D                264.B                265.D
266.B                267.A                268.D
269.B                270.                 271 D  
272A                 273 D               274D 
275C                 276D                277D  
278C                 279 D               280 D
281D                 282D                283B
284C            285B          286C         
287A            288B          289A
290C            291D          292.C
293.C              294.D           295.A         
296.B              297.D            298.D
299.C              300.B         301.A
302.A             303.B             304.B
305.A                  306. C                   307.C
308. D                  309. B                   310.D
311.A                  312. A                    313. C
314. B                  315. B                 316.D
317. D                   318. D                319. A
320. C                  321.C                 322B
323C                  324. A                 325D 
326B                 327C                 328.  D
329.  A                 330 B               331D
332A                 333D                 334C
335B                  336D                337B
338D        339C            340B
341B        342.C              343.A
344.A             345.B              346D
347.A             348.A                 349.B
350.A            351.C                  352.B
353.C                    354. C                  355.C
356. D                   357. A                  358. B
359.D                    360. B                  361. B
362B             363.D           364.B  
365.A              366.C
368.A              369.C             370.A
371.D              372.C             373.B
374.D                   375.B                    376.A
377.C                   378.D                    379.A
380.C                   381.D                     382D
383A         384C            385A
386A       387C            388D
389C         390C            391A
392B         393C            394D 
395A         396B             397D
398A         399D            400C
401B         402D            403A
404B          405C         406A    
407A         408  D        409A
410C          411 A       412B
413A                 414. B                415. C
416. D                  417. A                418B
419B                 420. C                421D
422B        423C               424A  
425:C          426D                427C
428B        429C                 430B
431D        432.C           433.D   
434.A          435.B           436.D 
437.C           438.B          439.A    
440.C          441.B          442C
443. C          444.A          445D 
446B         447A         448D
449.B          450.A           451.D
 
 
 ()1abcd     2abc   3abcd    4ac   5abcd    
7abcde     8acd   9abcd   10ac
    11acd      12bc   13abcd   14abc
16abd      17abcd 18acd    19abcd
20bcde     21bd   22abcd   23acd
24bcd      25bcd  26abcd  27acd
28bcd      29bcd   30abcd
31ACE     32ACD  33ABCDE  34BCDE
35ABCDE  36BCD  37ABCD   38CD
39ACDE    40ABCDE 41AC   42ABD   43ABCD   44ABD    45ACD   46BCD  47BC  48BCD      49ABC    50BC 
 
三、是非判断题
1-5   错、对、对、错、对    6-10   对、错、对、错、对
11-20错错错对错对对错错错 21-30无答案
31-40对错对错对错对对错对
41 42 43 44 45 46 47 48 49 50
 
 
四、名词解释
1狭义秘书是指掌管文书并直接辅助领导者全面处理实务的专门人员.广义秘书是指在领导者身边或中枢机构工作,以办文,办会和承办领导者交办的事为主要辅助任务的专门人员,我们统称为秘书人员.
2是机关,团体,企事业单位等行为主体在公文办理,公文管理过程中进行的一系列相互关联,衔接有序的工作.
3.函,是适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项的公文。
4. 调查,是指通过适当的方法,有目的地了解客观事务实际情况的一种感性认识活动,研究,是指对调查所获得的材料进行分析,综合,归纳,推理,从而把握客观实务内在本质规律的过程.调查使研究的前提和基础,研究使调查的发展和深化.
5秘书工作有狭义秘书工作和广义秘书工作之分.狭义的秘书工作是指秘书人员为完成辅助领导工作的任务而从事的实践活动;广义的秘书工作是指秘书人员为完成辅助领导工作和机关工作的实践活动.
6秘书诞生于20世纪40年代,是研究秘书工作现象及规律的一门学科,它与众多学科有着密切关系.
7信访,是指公民,法人或者其他组织采用书信,电子邮件,传真,电话,走访等形式向各级人民政府,县级以上人民政府工作部门反映情况,提出意见,建议或者投诉,请求依法由有关行政机关处理的活动.
8机关公文,又称法定公文,指党政等最高机关在公文规范中确定的正式公文。
9就是把加工后的信息,通过各种传播途径提供给接受者和使用者.传递使信息收集,加工成为有效的劳动.
10文书工作是对来往文书的处理工作。包括收文和发文。
11从秘书工作范畴讲是指秘书人员在办文办事办会等过程中预先为领导地处建议,设想等,或称之为拟办意见,供领导审定时参考,包括领导决策前的拟办意见.
12礼仪指的时人们在社会交往中由于受历史传统,风俗习惯,宗教信仰,时代潮流等因素的影响而形成,既为人们所认同,又为人们所遵守,以建立和谐关系为目的的各种符合礼的精神及要求的行为准则或规范的总和.
13是行为主体按照一定原则,制度,对公文的收进,发出实施处理程序并完成预定任务的过程.
14是关于事务运动的状态和规律的表征,用符号,信号或消息所包含的内容,来消除人们对客观事物认识的不确定性,是接受者预先不知道的音信,消息.
15是对将送领导人签发的文稿批注必备项目,使其有序运作、顺利发出的过程。
16文书定一包括两方面:1是指物,既行为主体在社会活动中为处理相关事务等特定目的而形成和使用的,具有相对固定格式的文字材料,2是指人,既在各种组织中任公文处理工作人员的职务称为.
17信息是关于事务用动的状态和规律的表征,用符号信号或消息所包含的内容,来想出人们对客观事物认识的不确定性,是接受者预先不知道的音信,消息.
18是指对已经存入库房中的档案进行日常维护和保护的管理工作,主要根据档案的成分和概况对其采取一定的存放和安全防护措施.
19是指团体组织依照法规召开的具有法定效力的会议.
20拟办是机关文秘部门对需要办理的来文,在领导者批办之前提出参考性初步处理意见的过程。
21从秘书工作范畴讲是指秘书人员在办文办事办会等过程中预先为领导地处建议,设想等,或称之为拟办意见,供领导审定时参考,包括领导决策前的拟办意见
22议事规则是会议举行的基本法则。从大的方面来说,包括会议的举行、召集,议案的提出和审议,选举任免人员,发言和表决等等。
23是指对已经存入库房中的档案进行日常维护和保护的管理工作,主要根据档案的成分和概况对其采取一定的存放和安全防护措施
24有效提问是指提问时要求对方明确答复的。
25主体性秘书工作就是秘书人员根据工作常规而相对独立完成的业务工作。
26沟通作为最广泛的社会现象有广义和狭义之分,广义的沟通现象并不限于人类社会,在有些动物中也存在沟通,狭义的沟通是指人类特有的信息沟通,既指人与人之间传达思想,观点或交换信息的过程.

27是机关团体企事业单位或个人等行为主体,为处理工作事务,传的相关信息而形成和使用的文书.
28
跟随性秘书工作就是由领导者指派的、以满足领导工作需要为目的秘书工作。大体上是指狭义的秘书工作。

29我们与他人进行沟通,创造出“相互理解”的共同基础,让对方看出你在认真地听,努力理解对方所说的话,并不时地反馈给对方以确认你真正理解了对方的意思。
30秘书工作有狭义秘书工作和广义秘书工作之分.狭义的秘书工作是指秘书人员为完成辅助领导工作的任务而从事的实践活动;广义的秘书工作是指秘书人员为完成辅助领导工作和机关工作的实践活动
31即为领导工作服务,为同级和上下级领导机关服务,为基层服务,这是适应新时期的要求.紧紧围绕党提出的总任务,总目标,围绕四个建设这个大局,是秘书工作的指导思想.
32机要是指机密,重要的工作,文件,部门或人员;保密是指个人,单位或国家出于某种需要,把不能让外界知悉的秘密事项限定在一定的时空范围,不使其外泄.
33采用信息沟通、感情沟通的方式加以疏导,使有关方面形成认同,消除分歧,实现协调.
34档案价值坚定工作,包括鉴定档案的价值和真伪,它是指按照一定的原则标准和方法,鉴别和判定档案的价值,确定档案的保管期限,剔除失去保存价值的档案并加以销毁,使保存的档案达到精炼的一项工作.
35文书----文书的定义大致包含两方面的内容的内容:一是指物,即行为主体在社会式的文字材料.此即古往今来关于文书的本义,属集合概念.二是指人,即在各种组织中担任公文处理工作人员的职务称谓.
36述职报告-----是党政机关,社会团体,企事业单位的领导者,工作人员,向主管领导,职工群众及上级组织人事部门报告特定时段内履行职责的情况,陈述成绩,检讨缺点,评价自我的事务文书.
37群体上访事件-----是指5人或5人以上为反映同一问题而串联在一起,到上级机关提出共同要求的信访活动.群体上访是信访活动中的一种特殊现象,是信访矛盾激化的一种表现形式.
38档案的价值---是档案对人们所具有的实用性或有益性.档案价值是多方面的.从档案发挥作用的领域上分,有经济价值,科学文化价值,政治价值等;从档案价值的性质上划分,又可分为凭证价值和参考价值.
39信息收集-----是通过观测,调查,征集,侦察,追踪等手段和方法有针对性地获取原始信息.这是秘书信息工作的第一环节,直接关系到信息的加工,整理,分析研究和提供利用.秘书收集信息时,首先要明确信息服务的对象和目的.
40接待工作的程序——热情迎客、诚恳待客、礼貌送客、接待工作的落实和检查
41硬环境,软环境:硬环境包括室内空气,光线,颜色,办公设备及会客布置等外在客观条件;软环境包括会客的工作气氛,接待人员的个人素质等.
42 纵向信息:具有隶属关系的上下级之间沟通情况,联系工作方向的信息,就是纵向信息.
43 欧美的一般礼仪:鞠躬礼、点头礼、举手注目礼、握手礼、吻手礼、接吻礼、拥抱礼
44.档案的整理工作,就是将零散的和需要进一步条理化
45服饰选择的基本原则——TPO原则,服饰与时代变化、季节变化、早中晚时间变化同步,与地点相适应、与目的相适应、与肤色相和谐;整体性和整洁性原则。
46 情商---指良好的道德情操,是乐观幽默的品性;是有克服困难的勇气;是自我激励,持之以恒的韧性;是同情和关心他人的善良;是善于与人相处,把握自己和他人情感的能力;等等,它是人的情感的社会技能,是智利因素以外的一切内容.
47 决策性会议----指机构组织领导人员对工作中的重要问题集体讨论作出决策的会议.
48 交际心理原则——自尊与尊人、内在美和外在美原则、自信大方与适应环境结合、言行适度与明确交往目的的原则
49 说话的艺术——谈话之初要必要的寒暄,注意态度真诚,语言精炼,言辞有礼,语素适中,语调柔和。
50、高规格接待——指主要陪同人员比主要来宾的职位高的接待。
51“三服务”思想——努力提高为领导工作服务,为同级和上下级领导机关服务、为基层服务的工作质量水平。
52法定性会议——指团体组织依照法规召开的具有法定效力的会议。这类会议,规模较大、会期较长、庄严隆重、法定程序严密、与会者资格严格。
53档案——国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史纪录。其本质上是社会生活的原始记录。
54决策性会议——指机构组织领导人员对工作中的重要问题集体讨论作出决策的会议。
55、公务秘书:就是在国家机关、国有或集体企业事业单位,以及官办社团中担任秘书工作的公职人员。
56、职业道德:人们在一定职业活动中的行为规范。
57、礼仪:指的是人们在社会交往中由于受历史传统、风俗习惯、宗教信仰、时代潮流等因素的影响而形成,既为人们所认同,又为人们所遵守,以建立和谐关系为目的的各种符合礼的精神及要求的行为准则或规范的总和。
58、决策性会议:是指机构组织领导人员对工作中的重要问题集体讨论作出决策的会议。
59、信访:是指公民、法人或者其他组织采用书信、电子邮件、传真、电话、走访等形式,向各级人民政府、县级以上人民政府工作部门反映情况,提出建议、意见或者投诉、请求,依法由有关行政机关处理的活动。
60、智商:英文简称IQ,是通过测验测量出来的人的智力指数,是受测者在智力测试上所得    的分数,是一个人与相同智力年龄或同社会阶层的人相比较智力的高低,它反印了被测者在测试题目上的表现。
61、三服务:即为领导服务、为同级和上下级领导机关服务、为基层服务。
62、沟通:沟通作为最广泛的社会现象有广义和狭义之分。广义的沟通现象并不限于人类社会,在有些动物中,也存在沟通。狭义的沟通是指人类特有的信息沟通,即指人与人之间传达思想、观点或交换信息的过程。
63、办公自动化系统:即OA,随外部环境、支撑技术以及人们观念的不断发展,OA概念不断丰富、更新。一个典型的办公自动化系统大致包括人员、办公信息、组织机构、办公制度、技术工具和办公环境等要素。
64文书:文书的定义包含两方面的内容:一是指物,即行为主体在社会活动中,为处理相关事务等特定目的而形成和使用的、具有相对固定格式的文字材料;二是指人,即在各种组织中担任公文处理工作人员的职务称谓。
65 情商是指良好的道德情操;是乐观幽默的品性;是具有克服困难的勇气;是自我激励、持之以恒的韧性;是同情和关心他人的善良;是善于与人相处,把握自己的他人情感的能力;等等。简而言之,它是人的情感和社会技能,是智力因素以外的一切内容。
66 所谓预案,是指秘书工作人员在办公、办事、办会等过程中,预先为领导提出建议、设想等,或称之为拟办意见,供领导审定时参考,也包括领导决策前的拟办意见。
67学术性会议是指研讨、传播学校问题而召开的会议,这类会议学术性很强,会议以专家学者为主,具有横向特点。
68公文处理,是机关、团体、企事业单位等行为主体在公文输、公文管理过程中进行的一系列相互关联、衔接有序的工作。
69档案价值鉴定工作:就是按照一定的原则、标准和方法,甄别和判定档案的价值,确定档案的保管期限,剔除推动保存价值的档案并加以销毁,使保存的档案达到精炼的一项工作。
70礼仪指的是人们在社会交往中由于受到历史传统、风俗习惯、宗教信仰、时代潮流等因素的影响而形成,既为人们所认同,又为人们所遵守,以建立和谐关系为目的的各种复合礼的精神及要求的行为准则或规范的总和。
71 档案保管期限表示用表册的形式,列举档案的来源、内容和形式,并指明保管期限的一种指导性文件。
72、 利用先进的科学技术,使人们的一部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化的办公设备中,并由办公人员和设备构成服务于办公目的的人—机信息系统。
73.、 工作性会议是指党政机关、社会团体、单位部门总结和布置工作而召开的会议。
76、略
77、略
78、略
79、档案
档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
80、综合秘书 :就是承担全局性秘书工作的人员。主要任务就是负责综合情况、综合调研、综合协调,并授权代行领导者处理某些重要事项。
81、信访工作 :就是处理人民群众来信和接待人民群众来访的工作。
82、会期 :指会议的时间及频度的要求,包括何时举行会议,开多长时间的会议和多长时间开一次会议。
83、拟办 :是机关文秘部门对需要办理的来文,在领导者批办之前提出参考性初步处理意见的过程。
84、立案 :信访立案,是指初步核实,信访部门认为需要查处的信访事项按一定程序审核批准后,交给下级机关或有关部门查处。
85、接待:指对因公务活动而来的内宾客的接洽和招待,是一种有着公共关系职能的活动。
86、股东大会:股东大会由经济组织或经济组织的权力机构召开的一种会议,由公司全体股东组成,对股份公司重大事项进行决策。
87、指人的举止行为,具体表现为人在行为中的姿态和风度。
88、就是通过观测、调查、征集、侦察、追踪、等手段和方法有针对性的获取原始信息。
89、是指机密、重要的工作、文件、部门或人员。
90、指在国家机关、国有或集体企业事业单位,以及官办社团活动中担任秘书工作的公职人员。
91. 请示——是适用于向上级机关请求指示,批准的公文,请示属于呈请性的上行文文种,是行文机关反映并请求上级机关帮助解决问题的重要文件。凡请示,均主动行文,通过公文往复,使行文机关接受并执行上级机关的请示,解决其公务活动中待处理的问题。  
92. 办公自动化——办公自动化,即OA,是利用先进的科学技术,不断使人的部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中,并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人—机信息处理系统。
93  会议——会议是现代社会生活中一种经常而广泛的活动形式,也是领导者和管理者的重要管理手段和工作方法。在我国,会议已经成为党和国家机关实行集体领导的基本方法之一,成为各级党政领导机关进行民主决策的主要方式。
94、决策辅助层秘书:是直接参与领导者决策活动的秘书。
95、事务型办公室:信息收集、整理、储存和检索。简单的信息生成和比较确定的例行事务是这类办公室的主要工作。
96、 风度是美姿的展示,也是气质的显现,是人们在社会生活中逐步形成的。它包括美的人体形态、言谈、举止及服饰打扮等方面的综合内容,高雅的风度与一个人的文明程度,受教育程度及修养程度有着密切的关系。
97、交际心理的基本原则即礼仪的基本原则。具体指人相处或做接待工作时,在心理上要其真诚地尊重人、关心人、体贴人、理解人、善待人。
98、决定,是适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位人员,变更或者撤消下级机关不适当的决定事项的公文。
99、调查,是指通过适当的方法,有目的地了解客观事物实际情况的一种感性认识活动;研究,是指对调查所获得的材料进行分析、综合、归纳、推理,从而把客观事物内在本质规律的过程。调查是研究的前提和基础,研究是调查的发展和深化。
100、行业秘书,就是在不同行业中担任专业秘书工作的人员,如法律秘书,科技秘书,医务秘书,教学秘书等。这类秘书处在专业性较强的行业中,他们除需要掌握一般的秘书专业外,还必须具备本行业的专业知识和业务能力。
情商
101、对于一些大型会议而言,会议新闻往往采用播放通稿的形式报道。会议新闻通稿的拟写一般由宣传报道组负责。根据会议的性质和内容,新闻通稿撰写的深度和广度应有所区别。一些重要会议的新闻报道还要在履行严格的审批手续,方可播放见抱。
102,就是专门承担领导秘书工作的人员,按照秘书机构的内部分工,可分为:文字秘书、机要秘书、事务秘书。
103.是指会议的时间及频度的要求,包括何时举行会议开多长时间的会议和多长时间开一次会议。会期规则主要适用于国家机关、党团组织、群众团体及其他团体定期召开的例行会议。
104.办公室环境的维护与管理:是指对办公室的总体布局、整理、美化、保护等的一系列工作,目的是建立一个整洁美观、和谐有序的办公环境,使领导和工作人员情绪安定、精神愉悦、从而高效率,高质量地开展工作。
105,是做好各项会务工作,使会议达到预期目的的前提,拟制会议预案通常是在领导授意下或参加有关会议着手进行。
106,指在思想意识和道德意识品质方面的自我教育的过程是在心灵深处反省,检查,不断吐故纳新的过程。
107、综合秘书 :就是承担全局性秘书工作的人员。主要任务就是负责综合情况、综合调研、综合协调,并授权代行领导者处理某些重要事项。
108、信访工作 :就是处理人民群众来信和接待人民群众来访的工作。
109.信访受理者是指在其职权范围内受理信访人提出的信访事项的行政机关和社会组织。心房受理者是信访工作的主体,也是决定信访工作成效的关键因素。
110.狭义的秘书工作是指秘书人员为完成辅助领导工作的任务而从事的时间活动。
111.秘书的道德修养是指在思想意识和道德品质方面的自我教育,自我完善。教育的过程是在心灵深处反省,检查,不断吐故纳新的过程。
112.接待是指对因公务活动而来的内外宾客的接洽和招待。
113.沟通是指指人与人之间传达思想,观点或交换信息的过程。
114、公文管理:是机关单位等行为主体依照有关原则规范,对公文办理之外的全部内容进行保管料理的过程。它既是机关管理的重要构成,也是现代管理的组成部分。既同公文办理子系统相并列,又以特有内容铸就归队公文办理的保障支持系统。
115、信息加工:就是对某一类别的信息或一定时间内的信息,从总体上进行系统的归纳整理,分析研究和综合处理,形成比较系统,价值更大的信息。它是保证信息质量的关键环节。它的关键是对信息进行加工处理。现代决策者必须重视信息加工,以提高信息工作质量。
116、三服务:努力提高为领导工作服务、为同级和上下级领导机关服务、为基层服务的工作质量和水平。
117、档案价值鉴定工作:是按照一定的原则、标准和方法,甄别和判定档案的价值,确定档案的保管期限,剔除失去保存价值的档案并加以销毁,使保存的档案达到精炼的一项工作。
118、决策辅助:是指智囊团、职能部门和秘书部门协助领导集团或领导个人做出正确决断并付出实施的动态过程。
119、规章文书:即行为主体制定、发布的适用于一定范围的规定与要求,与对应群体提出行为规范的文书。
120.5人或5人以上为反映同一问题而共同签署姓名的来信。
121.是有关部门向新闻媒体通报有关情况的会议,这种会议是典型的信息型会议,它通过发布会的形式,集中而快捷的把有关情况向媒体传递。
122. 印信工作,就是机关印章、领导者名章和各种戳记等的刻制,使用和保管工作。
123. 述职报告,是党政机关、社会团体、企事业单位的领导者、工作人员,向主管领导、职工群众及上级组织人事部门报告特定时段内履行职责的情况,陈述成绩、检讨缺点、评价自我的事务文书。
124OA系统: OA系统即办公自动化系统,又名办公信息系统。它是指以计算机科学、信息科学、地理空间科学、行为科学和网络通信技术等现代科学技术为支撑,以提高专项、综合业务管理和辅助决策的效果为目的的综合性人----机信息系统。
125、事务文书: 事务文书是机关、团体、企事业单位或个人等行为主体,为处理工作事务、传递相关信息而形成和使用的文书。
126.介绍信----是机关、团体、企事业单位向有关单位介绍被派遣人的情况与任务的一种专用信件。
127.决定: 是适用于对重要事项或者重大行动作出安排,奖惩有关单位及个人,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项的公文。
128.总结: 是行为主体(单位或个人)对特定时段内的某项活动进行系统,全面的回顾,分析,评价,找出规律,提炼经验,用以指导今后工作的事务文书。
129.通过简讯。综述。述评。调查报告等方式对一。二次信息进行分析研究和综合概括而成的高层次信息加工过程。
130、决策优化型网络办公系统
以事物处理和信息管理为基础,主要对决策提供支持,担负辅助决策,促进决策优化的任务。
131、信访
是指公民、法人或其他组织采用书信、电子邮件、传真、电话、走访等形式,向各级人民政府、县级以上人们政府工作部门反映情况,提出建议、请求,依法由有关行政机关处理的活动。
132、档案利用工作
就是指通过一定的方式和方法向用户提供档案材料的工作。
133.报告
是用于向上级机关汇报工作、反映情况,答复上级机关询问的公文。
134、所谓预案,从秘书工作范略讲,是指秘书人员在办文、办事、办会算过程中预先为领导提出建议、没想到。或称之为拟办意见,供领导审定时参与,也包括领导决策前的拟办意见。
135、保密是个人、单位和国家出于某中需要,把不能让外界知道的秘密事项限定在一定的时**范围,不胡斯其外泄。
136.
137.述职报告是党政机关、社会团体、企事业单位的领导者、工作人员向主管领导、职工群众及上级组织人事部门报告特定时段内履行职责的情况,陈述成绩,检讨缺点,评价自我的事物文书
138.专题反映,是指针对某一方面的问题在一定时期中比较突出、普遍的情况,将其集中起来进行系统反映的形式。
139. 重点调查,就是根据调查目的的,在总体中选择那些能够反映总体基本情况的若干重点单位作为调查对象进行调查。
 
 
五、简答
1(1)机要性与群众性相统一,综合性与专业性相统一,事务性与思想性相统一,被动性与注定性相统一,经常性与突击性相统一 .(2)贴近领导核心,辅助领导工作;不在领导职位,参谋领导之政;没有领导权力,隐含领导权力;贯彻领导意图,反映群众利益.
2秘书沟通的含义包括:人际沟通的外观使信息的互相传递;人际沟通的实质使观念和意识相互作用和影响.
秘书沟通的原则:可信赖原则,一致性原则,内容针对性原则,明确性原则,连贯性原则.选择已有渠道原则,适应接受者接受能力的原则.
3联系群众的作用 ;民主监督的作用 ;调节矛盾的作用 ;反馈信息的作用 ;促进社会稳定与和谐的作用 。
4秘书工作者的辅助水平一定要适应领导者的辅助需求,这是秘书工作基本矛盾过程中不以人的主观意志为转移的客观规律.其中包含着深刻而丰富的内涵.
第一,领导者的辅助需求是秘书工作的主导因素,秘书工作必须以领导者的辅助需求为转移.
第二领导者的辅助需求具有客观规律性,并非主观随意性,秘书工作主要是适应领导工作的辅助需求.
第三,领导者的辅助需求归根结底是由领导者所代表组织的根本利益决定的.
第四秘书工作的辅助水平一定要同领导者的辅助需求相适应.
第五要适应领导者的辅助需求,秘书工作者必须不断提高辅助水平.
5群体上访事件一旦发生,秘书部门应针对具体情况采取一下措施:1稳定情绪,控制局面2摸清情况,研究措施3领导出面,协调处理4区别情况,恰当处理
61参谋助手作用;沟通协调作用;督促检查作用.2决策辅助;自寻辅助;预案辅助;谈判辅助;
7会场的色调要协调,要与会议的类型和主体相适应;会场座位安排要合理,要与参加人员基本情况相适应.一般情况下,党代会应朴素大方,人代会应庄严隆重,工作会议应简洁明快,表彰会应喜庆热烈,座谈会应和谐融洽.
8 政治鲜明性;社会管理性;效力法定性;制阅专任性;处理程序性;保密性;调查研究,实事求是的原则,属地管理,分级负责的原则;执行政策,依法办事的原则;就地解决问题的原则;解决世纪问题与思想教育疏导相结合的原则 .
9秘书工作的本质特征是综合辅助性,实质上是领导工作的延展,是搞好领导工作效率的助推器,这种本质属性具体表现在一下几方面:
贴近领导核心,辅助领导工作;不在领导职位,参谋领导之政;没有领导权力,隐含领导权力;贯彻领导意图,反映群众利益
10报告具有一下特征:
(1)行文的单向性,汇报工作,反映情况,提供信息,行文机关是主动的单项行文;答复询问属被动行文也是公文送达既罢,仍属单向..(2)时限的不定性;(3)内容的求重性(4)上级的无重复性
11.行政性秘书工作就是在党政机关以外其他组织系统的职业化秘书工作。如,司法秘书工作、涉外秘书工作、企业秘书工作、科技秘书工作、文教秘书工作和商务秘书工作等。
12.督查工作,就是对决策实施、中心工作、重要布置及领导者交办事项的督促检查工作。从根本上说,督查工作是对各级领导工作的监督和检查,它对于保证政令畅通、克服形式主义和改进领导作风,都具有重要作用。
13. 第一:由习惯用手工操作用,按部就班完全工作任务,向借助先进设备快速完成任务转变.
第二由习惯用常规的办法完成工作任务,向采用超常的办法完成任务转变.
第三由习惯凭老经验完成工作任务,由勇于探索的新途径转变.
14. 调查研究是秘书工作的重要职责;调查研究是做好各项秘书工作的基础;调查研究是切实改善秘书工作作分的有效方式;调查研究是提高秘书人员工作能力的不要途径
15.可信赖原则、一致性原则、内容针对性原则、明确性原则、连贯性原则、选择已有渠道原则、适应接收者接收能力的原则。
16三要素构成”一使秘书人员的综合素质,二是对辅助对象和内容的认识和把握程度;三是辅助方法和艺术;三者相互联系,相互作用,决定秘书工作者辅助水平的高低,其中秘书人员的综合素质是关键因素.
17忠于职守,热爱本职         服从领导 当好参谋
兢兢业业任劳任怨            谦虚谨慎 办事公道
实事求是 热情服务           遵纪守法 廉洁奉公
可守信用 严守机密          转变观念勇于创新
善于协调 严于管理        刻苦学习 提高素质
18工作报告,用于向上级机关回报工作情况就内容范围而言可分为总和报告,专题报告两种.     情况报告,用于反映工作中的新情况,新问题或突发事件,灾害性事故等.           答复报告,用于回答上级机关的询问:         呈送报告,用于向上级机关文书,物件.
19(1)特点:群众性,经常性,政策性,思想性
(2)作用:1)联系群众的作用;2)民主监督的作用;3)调解矛盾的作用;4)反馈信息的作用;5)促进社会稳定与和谐的作用
(3)原则1)调查研究,事实求是;2)属地管理,分级负责;3)执行政策,依法办事;4)就地解决问题;5)解决实际问题与思想教育疏导相结合.
20 (1)办公室泛指一切办公场所,也可专指特殊办公场所.(2)办公室作为机关,企事业单位内部的综合办事机构,是秘书辅助领导处理日常公务的枢纽,也是发挥参谋助手作用的主要办公场所.
21 (1)机要性与群众性相统一
 (2)综合性与专业性相统一
 (3)事务性与思想性相统一
 (4)被动性与主动性相统一
 (5)经常性与突发性相统一
22 (1)请示的概念:指适用于向上级机关请示,批准的公文
(2)请示的特征:定向性,单一性,前置性, 必复
(3)分类:术示性请示,术准性请示,术批准请示
(4)写法:标题,主送机关,正文,发文机关印章,成文日期
23、有效沟通的原则有哪些?
 1可信赖原则;2一致性原则;3内容针对性原则;4明确性原则;5连贯性原则;6选择已有渠道原则;7适应接受者接受能力的原则。
24、礼仪的基本原则有哪些?
 1宽容的原则;2敬人的原则;3自律的原则;4遵守的原则;5适度的原则;6真诚的原则;7从俗的原则;8平等的原则。
25、当今秘书必具备的五大能力是什么?
 1统筹能力;2合作及交际能力;3获取并利用信息的能力;4系统动作能力;5能利用多种科技手段工作。
26、秘书工作的“三个转变”是什么?
   答:(1)由习惯用手工操作,按部就班完成工作任务,向借助先进设备快速完成任务转变。这要求秘书人员在工作中力求做到“三快”:反映快、思考快、节奏快
2)由习惯用常规的办法完成工作任务,向采用超常的办法完成任务转变。这要求秘书人员在工作中力求做到“三新”:形式新、办法新、标准新
3)由习惯凭老经验完成工作任务,向勇于探索新途径转变。这要求秘书人员在工作中力求做到:多研究、多思考、多谋划
27、秘书进行有效沟通的原则有那些?
   答:沟通是一种信息交换过程,是人们为了急定目标,用一定的符号,把信息思想和情感在人与人之间进行传递的过程。要使沟通有效,必须遵循以下7项原则:
     1)可信赖原则  2)一致性原则 (3)内容针对性原则  4)明确性原则  5)连贯性原则   6)选择已有渠道原则   7)适应接受者接受能力的原则
28、会议议程程序包括那些?
   答:会议程序一般为:“议题——议论——决议”,或“传达——部属——落实”,或“报告——讨论——总结”等等。具体议程大体包括:
1)宣布会议开始
2)宣布会议的宗旨及任务,有的还要介绍筹备情况
3)大会报告
4)大会或小组讨论
5)选举领导机构
6)讨论下一阶段计划
7)讨论通过其他事项
8)表决会议决议或宣读会议议定事项和决议记录
9)散会
29、秘书工作的本质特征:
1            贴近领导核心,辅助领导工作
2            不在领导职位,参谋领导之政
3            没有领导权利,隐含领导权力
4            贯彻领导意图,反映群众利益
30、接待规格主要分三种:高规格接待,指主要陪同人员比主要来宾的职位高的接待;对等接待,指主要陪同人员与主要来宾的职位相当的接待;低规格接待,指主要陪同人员比主要来宾职位低的接待。
31、会议文件的分发分为报到时分发、会议中分发和会后分发三类。通常报到时分发的会议文件有会议须知、参阅书目、进行书面交流(经验)材料和有关资料等,通常放在代表文件袋中,在代表报到时分送到代表手里;会议中分发的材料有报告、决议(决定)草案、讲话、大会发言的交流(经验)材料等,通常放在会场代表座位上,也可在会场门口分发,与会者人手一份;会后分发的材料有有关决议(决定)、需回去贯彻的领导讲话等,通常通过文书传递的方式分发。对一些需要收回的秘密文件,应编号分发,并按要求严格掌握恩发的时间和范围。
32、①参谋的作用;②沟通协调作用;③督促检查作用。
33、①联系群众的作用;②民主监督的作用;③调解矛盾的作用;④反馈信息的作用;⑤促进社会稳定的作用。
34、①基本情况调研;②决策调研;③典型调研;④突发事件调研。
35、(1)领命
  2)构思
  3)起草
  4)起草讨论
  5)审批
36、(1)自尊与尊人的原则
  2)内在美与外在美的原则
  3)自信大方与适应环境的原则
  4)言行适度与明确交往目的的原则
37、(1)综合加工
  2)提炼加工
  3)推导加工
38、略
39、略
40、职业道德是人们在一定职业活动中的行为规范。秘书的职业道德是规定秘书在职业活动中的行为规范。
秘书的职业道德有:(1)忠于职守,热爱本职。(2)服从领导,当好参谋。(3)兢兢业业,任劳任怨。(4)谦虚谨慎,办事公道。(5)实事求是,热情服务。(6)遵纪守法,廉洁兼公。(7)恪守信用,严守机密。(8)转变观念,勇于创新。(9)善于协调,严于管理。(10)刻苦学习,提高素质。
41、(1)公文保密。(2)会议保密。(3)通讯保密。(4)电脑保密。(5)涉外保密。
42、(1)资料制作(2)电子秘书(3)电子邮政(4)电子文档管理(5)决策支持
43P1013
①文字工作  ②文书工作③信息工作④协调工作⑤督查工作⑥信访工作⑦机要工作⑧会议工作⑨议案和提案工作⑩接待工作11随从工作12值班工作13印信工作14通讯工作15其他工作
44(P108) 接待工作的意义集中体现在以下两方面:
(一)、扩大交往合作,传播单位文化,塑造本单位的“形象品牌”(二)、获得效益,牵线搭桥,架起合作的桥梁。
45
特点:群众性    经常性    政策性     思想性
作用:联系群众的作用;民主监督的作用;调解矛盾的作用;反馈信息的作用;             促进社会稳定和谐的作用   
原则:调查研究、实事求是的原则;属地管理,分级负责的作用;
执行政策、依法办事的原则;解决实际问题与思想政治疏导相结合的原则
46、答: ⑴由习惯向手工操作,按部就班完成工作任务,向借助先进设备快速完成任务转变。 ⑵由习惯用常规的办法完成工作任务,向采用超常的办法完成任务转变。⑶由习惯凭老经验完成工作任务,向勇于探索新途径转变。
47、答: ⑴可信赖原则; ⑵一致性原则;⑶内容针对性原则;⑷明确性原则;(1分)⑸连贯性原则;⑹选择已有渠道原则;⑺适应接受者原则。
48、答:信息加工就是对筛选出来的信息进行再认识和提炼,使之更能反映事物本质和特征的过程。信息加工的方法:⑴综合加工;⑵提炼加工;⑶推导加工。
49、①根据职业性质的不同,可分为公务秘书与私人秘书。
②根据业务范围的不同,可分为通过秘书与行业秘书。
③根据工作岗位的不同,可分为综合秘书与专项秘书。
④根据辅助对象的不同,可分为集体秘书与个人秘书。
50、①秘书的政治素质
②秘书的知识素质
③秘书的心理素质与健康素质
④秘书的情商与智商
⑤秘书礼仪修养与形象
51、①分析档案的内容
②分析档案的形成者
③分析档案形成时间和有效性
④分析档案的文种
⑤分析档案的稿本及基可靠程度
⑥分析档案的外形特点
⑦分析档案的完整程度
52、第一,领导者的辅助需求是秘书工作的主导因素,秘书工作必须以领导者的辅助要求为转移。
 第二,领导者的辅助需求具有客观规律性,并非主观随意性,秘书工作主要是适应领导工作的辅助需求。
 第三,领导者的辅助需求归根结底是有领导者多代表的组织的根本利益决定的。
 第四,秘书工作者的辅助水平一定要同领导者的辅助需求相适应。
 第五,要适应领导者的辅助需求,秘书工作者必须不断提高辅助水平。
53、一是与礼品品种有关的禁忌
   二是与礼品色彩有关的禁忌
   三是与礼品图案有关的禁忌
   四是与礼品形状有关的禁忌
   五是与礼品数目有关的禁忌
   六是与礼品包装有关的禁忌
54、应根据会议的性质与主题、规模和规格、会期与要求、会场条件等综合考虑会场布置事宜。布置会场时应做到:会场的色彩要协调,要与会议的类型和主题相适应;会场的作为排列要合理,要与参加人员的基本情况相适应。一般情况下,党代会应朴素大方,人代会应庄严隆重,工作会议应简捷明快,表彰会应喜庆热烈,座谈会应和谐融洽
55. 答案:秘书工作主要有以下几个方面:(1)文字工作  2)文书工作(3)信息工作 (4)协调工作 (5)督查工作 (6)信访工作(7)议案和提案工作(8)机要工作 (9)会议工作 (10)接待工作 (11)随从工作(12)值班工作(13)印信工作 (14)通讯工作 (15)其他工作
56.答案:提高文书撰拟质量的途径:(1)强化质量意识(2)开展全员培训 (3)创造重质氛围(4)严格把关工作
57.答案:信息工作在秘书工作中的地位和作用是:(1)信息工作是秘书部门的重要职能 (2)信息工作是秘书部门辅助决策的主要手段(3)信息工作是秘书工作的重要基础(4)信息工作有利于开创秘书工作新局面
58.1)思维灵敏,即思维要敏感;   2)要有针对性地广泛收集足够的信息;(2分)   3)善于加工;   4)多角度思考;   5)把握机遇,及时利用。
59.1)稳定情绪,控制局面;       2)摸清情况,研究措施;       3)领导出面,协调处理;       4)区别情况,恰当处理。60. 秘书心理健康包括哪几个方面?
60.答:(1)保持乐观而稳定的情绪,在工作中充满活力;     2)能充分认识自己,公正地评价他人;     3)有较强的事业心和目标意识;     4)积极进取,勇于探索,刻意创新;     5)意志坚韧,并善于自我克制。
61、①广泛性②灵敏性③直接性④负反馈性
62、①热情迎客 ②诚恳待客 ③礼貌送客 ④接待工作的落实与检查
63、①客观性 ②时效性 ③开发性 ④传递性 ⑤共享性
64  ①档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。②A、办理完毕的文件才能作为档案保存 B、对日后工作和活动有一定查考利用价值的文件才有必要作为档案保存 C、按照一定规律集中保存起来,才能最后成为档案。
65、①宽容的原则 ② 敬人的原则  ③自律的原则 ④ 遵守的原则 ⑤ 适度的原则 ⑥ 真诚的原则 ⑦ 从俗的原则  ⑧平等的原则。
66、答:(1)可信赖原则;(2)一致性原则;(3)内容针对性原则;(4)明确性原则;  5)连贯性原则;(6)选择已有渠道原则;(7) 适应接受者接受能力的原则;
67、答:会议预案的内容有:(1)会议名称;(2)会议时间和地点;(3)出席人员;(4)日程安排;(5)会议分组;(6)参观路线和参观点;(7)会议工作机构和主要工作职责;(8)文娱活动安排;(9)经费预算;(10)有关事项。
68A,谈话之初要有必要的寒暄。B,要注意态度真诚。C,要注意语言精练。D,要注意言辞有理。E,语速适中,语调调和。
69A,口头信息。B,书面信息。C,视听信息。D,缩微信息。E,数字化信息。
70、答:秘书工作的辅助水平,由三个基本要素构成:一是秘书人员的综合素质,二是对辅助对象和内容认识和把握程度,三是辅助方法和艺术。三者相互联系,相互作用,决定秘书工作者辅助水平的高低,其中秘书人员综合素质是关键因素。
71、答:布置会场时应做到:会场的颜色要协调,要与会议的类型和主题相适应,会场的座位排列要合理,要与参加人员的基本情况相适应。一般情况下,党代会应朴素大方,人代会应庄严隆重,工作议会应简洁明快,表彰会应喜庆热烈,座谈会应和谐融洽。
72、接待工作的意义集中体现在以下两方面:
(一)、扩大交往合作,传播单位文化,塑造本单位的“形象品牌”(二)、获得效益,牵线搭桥,架起合作的桥梁。
73
特点:群众性    经常性    政策性     思想性
作用:联系群众的作用;民主监督的作用;调解矛盾的作用;反馈信息的作用;促进社会稳定和谐的作用   
原则:调查研究、实事求是的原则;属地管理,分级负责的作用;
执行政策、依法办事的原则;解决实际问题与思想政治疏导相结合的原则
74.利用信息的要领是什么?
答:(1)思维灵敏,即思维要敏感;   2)要有针对性地广泛收集足够的信息;   3)善于加工;   4)多角度思考;   5)把握机遇,及时利用。
75.特征:1、用普性  2、事内性  3、行依性  4、程简性
分类:1、管理文书  2、规章文书  3、会议文书  4、笔记文书   5、公关文书   6、告据文书
76.1、决策辅助  2、咨询辅助   3、预案辅助   4、谈判辅助
77.1、综合加工:(1)简单的综合加工  (2)复杂加工  2、提炼加工  3、推倒加工,注意:(1)点面结合  (2)定量、定性结合  (3)反映、预测结合
78、 ①递送名片a直备而至 b 讲究时机 c 考虑顺序 d 语言提示
  ②接收名片a 认真接收 b 口头道谢 c 专心通读 d 妥为存放 e 有来有往
79 、一般从以下几个方面进行:
①分析档案的内容;②分析档案的形成者;③分析档案形成时间和有效性;④分析档案的文种;⑤分析档案的稿及其可靠程度;⑥分析档案的外形特点;⑦分析档案的完整程度。
80、 事物办理型网络办公系统;信息管理型网络办公系统;决策优化型网络办公系统。
81、答:秘书工作有狭义和秘书工作和广义秘书工作之外。狭义的秘书工作,是指秘书人员为完成辅助领导工作的任务而从事的实践活动,广义的秘书工作,是指秘书人员未完成辅助领导工作和机关工作任务而从事的实践活动。
82、答:1.由习惯用手操作,按部就班完成工作任务,向借助先进设备快速完成任务转变。
       2.由习惯用常规的办法完成工作任务,向采用超常的办法完成任务转变。
       3.由习惯凭老经验完成工作任务,向勇于探索新途径转变。
83、答1.联系群众的作用   2.民生监督的作用   3.调解矛盾的作用
      4.反馈信息的作用   5.促进社会稳定与和谐的作用
84  A 贴近领导核心,辅助领导工作
B 不在领导职位,参谋领导之政
C 没有领导权力,隐含领导权力
D 贯彻领导意图,反映群众利益
85 人群健康的十项标准:
  1)有充沛精力,能从容不迫地担负日常繁忙的工作
  2)处世乐观,态度积极,乐于承担责任
  3)充分休息,睡眠良好
  4)应变能力强,能适应环境的各种变化
  5)能抵抗一般的感冒和传染病
  6)体重适中,身体匀称,站立时头、肩、臀位置协调
  7)眼睛明亮,反映敏捷,眼和眼睑不发炎、
  8)牙齿清洁,无龋齿,不疼痛,牙龈颜色正常,无出血现象
  9)头发有光泽,无头屑
  10)肌肉丰满,皮肤有弹性
86 礼仪的基本原则: A.宽容  B.敬人 C.自律 D.遵守 E.适度 F.真诚 G.从俗 H.平等
87、请简要回答秘书工作的内容是什么?
答:(一)文字工作;(二)文书工作;(三)信息工作;
(四)协调工作;(五)督查工作;(六)信访工作;
(七)议案和提案工作;(八)机要工作;(九)会议工作;
(十)接待工作;(十一)随从工作;(十二)值班工作;
(十三)印信工作;(十四)通讯工作;(十五)其他工作。
88、简述机要保密的任务。
答:(一)公文保密;(二)会议保密;(三)通讯保密;
(四)电脑保密;(五)涉外保密。
89、简述OA系统的发展趋势。
答:(一)小型化;(二)多媒体化;(三)集成化;
(四)网络化;(五)智能化。
90.接待规格是从主陪人的角度而言的,它主要有三种:1、高规格接待,这是指主要陪同人员比主要来宾的职位高的接待。2、对等接待 ,这是指主要陪同人员与主要来宾的职位相当的接待,这是最常用的接待规格。3、低规格接待,这是指主要陪同人员比主要来宾职位低的接待,这种接待规格常用于基层单位。
91.信访工作主要有以下特点:1、群众性。信访工作的群众性主要表现在四方面:广泛性、相关性、自发性、可变性。2、经常性,信访工作不是时有时无、时断时续的工作,而是一项经常性的工作。3、政策性,这主要体现在信访工作者必须以党和国家的各项政策法规为准则来处理各种信访问题。4、思想性,信访工作是一项及其重要的思想政治工作,这是信访工作的又一个显著特点。
92.1、参谋不能越位。2、根据领导意图参谋。3、领会领导意图的方法:直接观察与间接了解相结合;加强沟通,善于运用多种信息沟通方式;加强听知能力的培养;正确领会领导意图。4、决策前多参谋,决策后多反馈。
93.(1)定位原则  (2) 超前原则  (3)信息原则 (4)协调原则  (5)  合法原则 (6)忠诚原则
94.   (1)可信赖原则  (2)一致性原则  (3)内容针对性原则  (4) 明确性原则  (5) 连贯性原则  (6)选择已有渠道原则  (7) 适应接受者接受能力的原则
95. (1) 分析档案的内容  (2) 分析档案的形成者 (3) 分析档案形成时间和有效性  (4)分析档案的文种  (5)分析档案的稿本及其可靠程度  (6) 分析档案的外形特点 (7)分析档案的完整程度
96外事接待的基本本原则包括四点:
(1)    平等互利的原则
(2)    依法办事的原则
(3)    内外有别的原则
(4)    文明礼貌的原则
97会议预案的内容包括:
(1)    会议名称
(2)    会议时间和地点
(3)    出席人员
(4)    日程安排
(5)    会议分组
(6)    参观路线和参观点
(7)    会议工作机构和主要工作职责
98.礼仪的基本原则是:
(1)    宽容的原则
(2)    敬人的原则
(3)    自律的原则
(4)    遵守的原则
(5)    适度的原则
(6)    真诚的原则
(7)    从俗的原则
(8)    平等的原则
99.拟制会议预案、起草会议文件、发出会议通知、联系会议驻地和会场、制作会议证件、布置会场、安排会议报道已经准备预备会议会场等。
100.1)要定期整理来信来访的基本情况;(2)要注意积累动态反映资料,特别是落实政策方面的动态资料;(3)要及时了解党和国家的中心工作;(4)要关注群众情绪和思想倾向。
101.1)电报、特快专递、航空信等急件;(2)政府部门或上级公司文件;(3)业务来往公函;(4)写明上司亲启的信函;(5)汇票、汇款单;(6)包裹、印刷品;(7)报纸、杂志;(8)同事的私人信件。
102.答:五大智力包括:1。统筹能力  2。合作及交际能力。  3.获取并利用信息的能力  4。系统动作能力  5.能利用多种科技手段工作
三大基础:1。能力基础  2。 思维基础  3。素质基础
   
103.答:布置会场时应做到:会场的色调要协调,要与会议的类型和主题相适应;会场的座位排列要合理,要与参加人员的基本情况相适应。一般情况下,党代会应朴素大方,人代会应庄严隆重,工作会议应简捷明快,表彰会应喜庆热烈,座谈会应和谐融洽。
104.信访工作的原则是什么?
答案:一.调查研究,实事求是的原则;
      .属地管理,分级负责的原则;
      .执行政策,依法办事的原则;
      .就地解决问题的原则;
      .解决实际问题与思想教育疏导相结合的饿原则。
105.秘书怎样进行办公室的时间管理?
答案:1.充分利用时间;
     2.雷厉风行的作风;
     3.优化机制;
     4.掌握现代化的办公手段。
106、(1)为领导工作服务;为同级和上下级领导机关工作;为基层、为群众工作(2)为提高“三服务”工作的质量和水平要做到五个“必须”:必须始终把马列主义毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想作为秘书工作的指南;必须始终把讲政治讲党的方针政策作为秘书工作的主题;必须始终把围绕中心、服务大局作为秘书工作的主题;必须始终把保持良好作风作为做好秘书工作的保证;必须始终把与时俱进、开拓创新作为秘书部门工作的动力(3)还要有六个“意识”:学习意识;开拓意识;服务意识;效率意识;激励意识;清正意识。
107、(1)汇集法(2)归纳法(3)纵深法(4)连横法(5)浓缩法(6)转换法
108、电话共同;书面交流;面对面的交流。有效交流的方式包括语言沟通的文字沟通两种方式。
109、简答在接打电话时秘书应注意的礼仪?
答:1、及时向对方问好
2、尽量使用礼貌用语
3、声音温和,语气自然愉快,面带微笑
4、吐字清楚
5、热心周到
6、通话简捷,高效
110:礼貌和礼节之间是相互联系、相互制约、相辅相成的。礼貌、礼节都有一个“礼”字,表示人们在交往中要相互敬重,友好往来,两者的本质都是尊重人,体贴人。礼节是礼貌的具体表现,礼貌是礼节的规范。礼貌和礼节两者的主要区别在于,礼貌是表示尊重的言行规范,而礼节则是表示尊重的惯用形式和具体要求。礼貌而不懂礼节容易失礼。
111  提高文书撰拟质量的途径有哪些?
 答:强化质量意识;开展全员培训;创造重质氛围;严格把关工作。
112.政治鲜明性     社会管理性     效力法定性     制阅专任性     处理程序性     保密性 
113.公文秘密     决策秘密     商业机密     会议秘密     信访秘密     领导秘密  
 
 
六、分析运用
1. 把握如下要领
第一思维灵敏即思维要敏感;第二要由针对性的广泛收集足够的信息;第三善于加工,要由筛选整理信息的眼里,善于综合分析研究信息,分析信息,不仅要定量而且要定性;要学会用联系的发展的辩证方法去深入分析研究信息.;第四多角度思考,对信息从不同方位不同角度不同侧面不同层次通过不同方的四位方式和方法来思考,引发灵感产生联想,受到其实,进而对信息感知和产生新的认识,挖掘和发现信息新的价值.;第五把握机遇,及时利用,要讲究实效快速的运用信息,使信息尽快的转化为效益.
2
X 
 
大理学院文学院2007年教职工代表大会
会议须知
 
 
 
 
200714日·
 
 
   
1、会议日程
2、作息时间
3、参观路线
4、会议编组
5、注意事项
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
3
4刘小姐在接打电话工作中表现的及不专业,主要表现在一下几方面:
(1)不管有什么特殊情况,刘小姐该不该接电话,一般情况下电话铃声响起三声之后秘书应及时拿起电话接听,不应该让电话响起没完,更不应拔掉电话插头,这样会影响单位通讯畅通,万一有紧急事项,就耽误.
(2)刘小姐接电话时没有礼貌,不自报家门,不向对方问好,拿起电话就反问对方找谁,也不称呼对方为您,且态度生硬,有损本单位形象.
(3)来电方要找张副经理,也许有什么私事,也许是也无上的事,她不问清楚也不主动联系领导就擅自挡架事缺乏工作责任心的表现.
7(1)准备工作:在为领导拟出差日程的时候一定要弄清出差目的,然后围绕目的再制定出行计划,且出行计划需经过领导同意后方能付诸实施,秘书一定要注意与对方的工作人员进行沟通,罢活动的时间地点约定好安排好行程.
( 2)预定机票:提前预定车机票和旅馆,办理旅行保险.因为老板去的是英国,所以要提前办好护照和签证.又因为是第一次出国要备好出行手册.要注意使用最新的时刻表,以保证及时定上车票,订票时一定要考虑清楚领导的级别,可以享受什么样的待遇,考虑安全因素,选择信誉良好安全的航空公司,注意换成问题,能直达的就不要换乘.
(3)安排住宿:事先预定旅馆,如果出差的地方是第一次去,如果没有熟人就请当地旅游或者交通部门介绍.
(4)准备好携带的用品:要准备好必须携带的文件资料和物品,包括相关资料,合同,文具,手提电脑或掌上电脑以及旅行支票等.
8该单位秘书王女士没有按照归档制度的要求去作.没有及时将本单位处理完毕的文件进行挑选,归类,立卷,存档,致使本单位处理完毕的文件处在杂乱无章的地步,是宝贵的档案散乱,遗失,损坏.这样做的后果是既不能满足单位工作查考需要,也给国家的档案工作造成损害.
9把握如下要领
第一思维灵敏级思维要敏感;第二要由针对性的广泛收集足够的信息;第三善于加工,要由筛选整理信息的眼里,善于综合分析研究信息,分析信息,不仅要定量而且要定性;要学会用联系的发展的辩证灌顶去深意帝分析研究信息.;第四多角度思考,对信息从不同方位不同角度不同侧面不同层次通过不同方的四位方式和方法来思考,引发灵感产生联想,受到其实,进而对信息感知和产生新的认识,挖掘和发现信息新的价值.;第五把握机遇,及时利用,要讲究实效快速的运用信息,使信息尽快的转化为效益.
10.没有答案
11张秘书没有认识到召开会议最重要的是使领导的意图得以贯彻执行,不与领导做好会前沟通,就不能很好的理解联谊会主要要加强公司与哪些客户的关系,搞什么样的活动能够密切公司领导与客户与客户,员工的关系,联谊会上的奖品怎样发放才能使公司领导满意?联谊会不能解决好这些问题就失去了它召开的意义,即使有表面的热闹也不能达到预期的目的.
12通知与通报均为知照性公文,通知带有一定指令性,其事项具体,使上级机关下达至下级机关的公文;而通报重在传达重要精神或者情况,以使有关单位和公众知晓,一般不具有指令性.通知重在告知人们执行任务或者怎样做;通报则是为了提高人么的认识和开阔人们的视野,以便把工作做得更好.
14本题可以从一下几方面进行展开论述
(1)员工语气的错误方面(2)员工态度错误方面(3)没有维护领导的形象(4)该领导的素养和会议结束后如何与该员工沟通等方面.
15 秘书如何做好参谋工作?
1)参谋不能越位
秘书要增强意识,经常用”若我是领导怎么办”来提醒自己,不在其位也谋其政,这是秘书位领导决策服务,当好具有的责任感,但绝不能以此反辅为主,甚至”越俎代庖”.
2)根据领导意图参谋
作为秘书,在日常工作中要细心观察领导的”兴奋点”和”关注点”,细心体察领导的工作规律和工作方法,细心察觉领导的性格特征和生活习惯.根据领导的言谈举止,进行认真思考,就能参谋到点子上.
3)领会领导意图的方法
 (1)直接观察与间接了解相结合
秘书尽可能正面接触领导是秘书了解领导意图的直接有效的方法.秘书还可以通过间接的途径来了解领导意图.:留心听取经常在领导身边工作的同志对领导的介绍,评价;搜集基层干部群众对领导的施政,决策   的反映.
(2)加强沟通,善于运用多种信息沟通方式.
沟通是秘书处理与领导关系的最基础手段.
(3)加强听取能力的培养
听知能力又称口语理解能力.秘书在倾听领导谈话时,不仅用耳,更要用”心”,认真领会领导的真实用意,从而抓住矛盾的焦点,找到问题的症结.
(4)正确领会领导意图
(5)心细如发,掌握方法.秘书要善于察言观色,做到善解人意.
4)决策前多参谋,决策后多反馈
决策前参谋有三种类型,不管采用那种类型的参谋,在领导决策前,秘书要通过调查研究,协助领导广泛收集同决策密切相关的各种信息,然后进行纵向,横向的研究,为领导提供可选择的方案;
领导决策后,秘书要通过调查研究,了解和掌握决策意见的执行情况,协助领导搞好跟踪反馈工作,保证决策顺利地贯彻落实,或根据客观变化了的形势对先前的决策及时进行调整.
为做好参谋工作,秘书要掌握相似联想,发散思维,逆向思维,创新思维等方法,同时还应具有科学决策知识.
 
16 前一问:19234,毛泽东同志到中央工作,担任中央局的秘书,参加了中央的领导工作,并负责起草文件,处理文书,作会议记录和保管档案等工作.同年,党的”三大”决定建立”秘书制”,大会通过了<<中国共产党中央执行委员会组织法>>;19267,党的四届三中全会决定设立中央秘书处,其职责是”总揽全党的技术工作”.
后一问题(1)日本投降后,中共中央新成立书记处办公处,以及该处所处理的事务.(2)19488,晋察冀和晋冀鲁豫边区政府的合并及秘书厅的设立情况.(3)解放战争期间的解放区各政府的秘书室设置情况.
2 前一问(1)特点:群众性,经常性,政策性,思想性.
(2)作用:联系群众;民主监督;调解矛盾;反馈信息;促进社会稳定与和谐
(3)原则:调查研究,事实求是;属地管理,分级管理;执行政策,依法办事;就地解决实际问题与思想教育疏导相结合.
后一问:结合上一问题来论述解答,并谈出个人见解.
17 ()参谋不能越位:秘书要增强参谋意识,经常用”若我是领导怎么办”来提醒自己,不在其位也某其政,这是秘书为领导决策决策服务,当好参谋应该具有的责任感,但绝不能以此反辅为主,甚至”越俎代庖”.
()根据领导意图参谋:作为秘书,在日常工作中要细心观察领导的”兴奋点”和”关注点”,细心体察领导的工作规律和工作方法,细心观察领导的性格特征和生活习惯.
()领会领导意图的方法
1.直接观察与间接了解相结合.直接观察就是通过同领导的正面接触来了解领导.见解了解就是通过间接的途径来了解领导的意图.在上述直接观察和间接了解的基础上,秘书要进行认真的综合的思考,把对领导的零散的认识综合成系统的印象,找出特点合规律.
2 加强沟通,善于运用多种信息沟通方式.沟通是秘书处理与领导关系的最基本的手段.秘书应当采取积极沟通的方法予以协调,如平时根据领导者的兴趣爱好,适当安排业余活动,创造机会相互交流感情,增进友谊.
3 加强听知能力的培养.听知能力又称口语理解能力.听取领导者的口头指示,记录领导者的会议发言和对某些事情的陈述等,都离不开秘书人员的听知能力.
4 正确领会领导意图.领导意图是指领导在实现某一目标的过程中针对某个问题提出的实质性意见.由于受特定的主观心里和客观环境的影响,领导意图常常具有隐蔽性和不确定性,这就产生领导意图真实与否的问题.
5 心细如发,掌握方法.作为秘书,要细心把握领导者的近期”兴趣”并努力加以满足,细心体察领导者生活习惯,察言观色,做到”善解人意”.
()决策前多参谋,决策后多馈.决策前参谋有三种:一是”顺向参谋”,二是”逆向参谋”,三是”侧向参谋”.
 
18分析要点:
这份通知传递了两个会议信息,如果是一份政府公文,就有了一文多事的嫌疑,处理得不好,容易导致主旨不清楚,这份通知之所以要这样处理,是基于以下考虑:
两个会议的议题内容有一些共性,即都是研究和解决有关建设项目的用地问题;两个会议再时间上前后相继,有连贯性;两个会议的部分主题体重叠-----主办者和会议召集人相同,不分参加者也相同.对于参加前后两个会议的市规划局来说,接到这份通知后,就要更好安排时间.
     在这样的前提下,用上述处理方式可以少发一份文书,提高了工作效率.但是如果不具备类似的前提条件,仍然要注意避免这种”两会合一”式的会议通知.
 
 
1、会议通知
  定于3月22日8:30-10:30在市政府一号楼1103会议室,由XXX秘书长召集会议,研究有关加快第九届全国运动会(九运会)场馆建设问题。
会议议题:
(1)特事特办,加快竹料广东划船赛场、黄村广东奥林匹克中心有关申报手续审批问题。
(2)控制流溪河水位标高,确保完成赛艇湖建设问题。
(3)XXXX股份有限公司经广东奥林匹克中心场地的电缆、水管搬迁问题。
  以上议题请九运会省级场馆建设指挥部、市建委、市规划局、水利局和XXXX股份有限公司主管负责同志参加。
  会议时间10:30-12:00,研究省人防办(省战备指挥所)用地红线问题。
  请市规划局、白云山风景区管理局负责同志参加。
   这份通知传递了两个会议的信息,如果是一份政府公文,就有了一文多事的嫌疑,处理得不好,容易导致主旨不清楚。这份通知所以要这样处理,是基于以下考虑:
    两个会议的议题内容有一些共性,即都是研究和解决有关建设项目的用地问题;
    两个会议在时间上前后相继,有连贯性;
    两个会议的部分主体重叠——主办者和会议召集人相同,部分参加者也相同。对于需要参加前后两个会议的市规划局来说,接到这份通知后,就更好安排时间。
    在这样的前提下,用上述处理方式可以少发一份文件,提高了工作效率。但是,如果不具备类似的前提条件,仍然要注意避免这种“两会合一”式的会议通知。
2、小李是厂办秘书,负责保管单位的印信。一天,有一份文件急等盖章,小李却怎么也找不到公章了。后来他猛然想起,昨天供销科老王要开一封介绍信,自己当时正忙着,就拿出介绍信和公章给了老王,让他自己填写、盖章,老王用完后,不知将公章放在了什么地方,自己也忘了收。小李急忙给老王打电话询问,老王抱歉地说,昨天因为看见小李他们较忙,就将介绍信拿回自己屋里填写、盖章,章用完后忘了还给小李,还在自己的办公桌上呢。老王急忙将公章拿过来还给小李,小李才在文件上盖了章。
 小李的行为严重违反印信管理规定:公章应由专业人保管使用,不能随便将它交给别人。小李轻易将公章交给他人,而且让公章在办公桌上过夜,隐藏着极大的风险,小李没有负责起保护公章安全的责任,属于失职。介绍信也应由小李亲自填写,不能让别人填写、盖章,这样很容易出问题。
19、某公司准备再开办一个销售分公司,租用了某写字楼一层的大厅,其中,大门左边用作产品展厅,大门右边作为销售分公司办公区,包括正副经理办公区,接待区,销售部、财务部。公司经理把整个一层大厅全部设计为当今很流行的全开放式办公室和半开放式办公室,用站立并能够移动的间隔物来分割,没有门,所有人的工作都清楚可见。
    请你详细分析此大厅的办公结构布局合理不合理,并比较开放式办公室和封闭式办公室的优缺点。
    答案:分析:根据办公结构和布局的基本要求,产品展厅用开放式办公室是可行的,而销售分公司办公区中的各个部门全部采用全开放式办公室和半开放式办公室就不合适了。因为销售量大会引起财务部门工作量大,现金和支票的流动和保管需要安全,所以财务部应该设置在安全和保密的封闭式办公室中。
 
开放式办公室和封闭式办公室的优缺点
 
办公室类型
优点
缺点
开放式
办公室
1、灵活应变,工作位置能随需要而移动、改变
2、节省面积和门、墙等,节省费用、能容纳更多的员工
3、易于沟通,便于交流
4、易受监督,员工的行为容易得到上司的监督
5、容易集中化服务和共享办公设备
1、难保机密
2、很难集中注意力,员工容易收电话、人员走动等干扰
3、房间易有噪音,如说话声、打电话和操作设备声易影响他人
4、员工难于找到属于自己的私人空间
封闭式
办公室
比较安全,可以锁门
易于保证工作的机密性
易于员工集中注意力、从事
细致或专业工作
4、易于保证隐私,明确办公空间由自己使用
1、费用高、墙、门走廊等占用空间多并要装修
2、难于监督工作人员的活动
3、难于交流,员工被分割开,易感觉孤独
20、北京市公安局公安交通管理局为了更好的管理108国道,根据《中华人民共和国道路交通安全法》的有关规定,决定从2004626日起对108国道部分路段(辛庄路口至贾史路口)采取以下交通管理措施:108国道进京方向昼夜禁止20吨(含)以上货运机动车通行;出京方向昼夜禁止5吨(含)以上货运机动车通行。请你根据以上情况给北京市公安局公安交通管理局拟写一则通告文件号为二○○四年第16
   答案:
北京市公安局公安交通管理局
关于对对108国道部分路段采取交通管理措施的通告
二○○四年第16
    为了保障108国道的交通安全畅通,根据《中华人民共和国道路交通安全法》的有关规定,决定从2004626日起,对108国道部分路段(辛庄路口至贾史路口)采取以下交通管理措施:
一、108国道进京方向(贾史路口至辛庄路口)昼夜禁止20吨(含)以上货运机动车通行;
二、108国道出京方向(辛庄路口至贾史路口)昼夜禁止5吨(含)以上货运机动车通行;
特此通告。
北京市公安局公安交通管理局
二○○四年九月二十三日
 
21结合当前办公设备的现状,谈谈你对现代办公设备和技术发展趋势的看法
    答:当前办公设备的现状:
根据设备对信息的作用形式,现代办公设备可分为信息处理、信息传递、信息复制、影像设备和办公辅助五类设备。
(一)、信息处理设备。信息处理设备包括大、中、小、微型计算机和笔记本、掌上型计算机,以及各种联机外部设备
1、计算机。计算机是现代办公室活动中的关键设备,缺了它就谈不上办公自动化
2、联机外部设备。联机外部设备主要包括一些计算机的输入、输出设备和外存储器。
     信息处理设备几乎都由硬件(看的见、摸的着的设备)和软件(管理计算机系统的程序和专门解决某类信息处理的应用程序等)协同工作的,在具体处理某一类信息时,软件的功能非常重要,不可忽视。
(二)、信息复制设备。静电复印机是最常用和最为人们熟悉的信息复制设备,高速数码一体化油印机、光盘刻录机等也会在办公中用到。
(三)、信息传递设备。此类设备主要包括通信网络设备和用户终端设备。
     1、通信网络设备。通信网络设备主要有程控交换机、长距离数据收发器、调制解调器、计算机局域网、公用电话网、公用分组交换数据通信网和综合业务数字网等。
     2、通信用户终端设备。通信用户终端设备与办公人员的关系最为密切,而且操作方便,人人会用,是办公系统中的“信使”。主要包括各种电话机、图文传真机和电话机等
(四)、信息影像设备。照相机、摄影机、录象机、激光影碟机等都是现代办公常用到的影像信息获取、存储和播放设备。
(五)、办公辅助设备。幻灯机、投影器、视频展示仪、碎纸鸡等是现代办公中时常用到的办公辅助设备。
对现代办公设备和技术发展趋势的看法
随着计算机技术和通信技术的发展,随着社会的进步所带动的对改革工作环境的要求,使现代办公设备与技术不断发展,并呈现出如下趋势:
第一、现代办公设备正向着高性能、多功能、复合化和系统化的方向发展。新的现代办公设备正被不断推向市场和被广泛应用
第二、现代办公系统向着数字化、智能化、无纸化和综合化方向发展。重要体现在多媒体办公计算机软件的进一步丰富和完善,多媒体网络信息的反应快速和实用化,计算机系统及网络系统信息传送技术的进一步提高,计算机系统及网络系统安全保密技术的进一步加强等方面,并逐步实现各类信息的处理综合化。
第三、通信技术和设备在现代办公中将起到更大作用。网络的通信、传输速率和速度将会更快,有的秘书工作者已切身体会到远程办公与本地办公几乎无时间差。新的现代时空观将会迫使我们进一步更新办公观念。
第四、现代办公设备将会更加符合人机工程的设计标准,使用户能够在充满友好和情感的现代办公设备与环境中愉快地进行办公活动。
 
22、(1)语气不对;(2)态度不好;(3)没有与领导进行有效沟通;(4)没有维护领导的形象;(5)若真有意见或建议,应私下与领导沟通,而不宜当着众人面指出。
23           中央关于表彰抗击冰雪灾害先进集体和个人的决定
 贵州、湖南、湖北、江西人民政府:
              (正文:略)
     附件:先进集体和个人名单
                                                                          中央 
                                           OO八年四月十四日
 
 
241、参谋不能越位2、根据领导意图参谋3、领会领导意图的方法4、决策前多参谋,决策后多反馈
25、要点:①日本:日本人忌讳荷花图案。②阿拉伯:信仰伊斯兰教国家的人不喜欢古代仕女图。③印度:牛在印度是神圣的,牛制的皮包、皮鞋、皮带是忌讳。26、要点:①上车时领导的座位应安排在司机后面右边的那个位置。②上楼梯时走在领导身后是正确的。③过走廊进他让领导走在外侧是错误的,他应该在领导二三步之前,配合步调,让领导走在内侧。④晚上10点以后不应该再去敲领导的门,除了特别紧急的事之外,尤其是女秘书和男领导之间。
27、若要成为一名优秀的秘书,除了要具备一定的秘书专业知识外,还应掌握一些相关学科的知识。
秘书学与决策学的关系:
辅助决策已成为重要的秘书职能,在研究辅助决策时,必然要涉及决策理论、决策程序、决策方法和决策技术等,只是它研究重点和侧面不同。
秘书与管理学的关系:
由于秘书工作的一种特殊的管理活动,即辅助管理活动,因此,秘书学的研究必须借鉴和吸收管理学的研究成果,如计划、组织、指挥、协调和控制等管理过程理论,以便从中演绎出管理进程中的秘书工作内容。
秘书学与行政学的关系:
行政学是秘书学的团体,秘书学是行政学的分支。行政学的建设与发展,为秘书学提供了理论依据和知识来源。
秘书学与文书学的关系:
秘书人员包含文书人员,秘书机构包含文书部门,秘书工作包括文书工作。秘书学的研究内容包含文书学的研究内容,两者之间存在着包含与被包含的关系。
秘书学与应用写作学的关系:
秘书学与应用写作学,特别是与以公文写作为主的机关应用文写作学的关系较为密切,秘书学也研究应用写作特别是常用文体的写作,两门学科也存在着某种交叉关系。
秘书学与心理学的关系:
秘书人员在其成长过程、职能访问活动和社会交往中,产生并形成了各种心理现象,如秘书的智力非智力因素以及个性及其心理特征、心理状态等。从心理学的角度去研究秘书人员的心理过程和心理特征,以促进秘书的健康成长,从而促进工作效率的提高,已成为秘书学研究的重要领域。
秘书学与公共关系学的关系:
秘书学与公共关系学在某些方面,确实存在着交叉关系,如都研究辅助决策、沟通信息、协调关系和调查研究等。(每答对一点得4分,答案仅供参考)
28、分析:小李的行为严重违反印信管理规定:公章应由专人保管使用,不能随便将它交给别人。小李轻易将公章交给他人,而且让公章在办公桌上过夜,隐藏着极大风险,小李没有负起保护公章安全的责任,属于失职。介绍信也应由小李亲自填写,不能让别人填写、盖章,这样很容易出问题。
29、分析:这份通知传递了两个会议的信息,如果是一份政府公文,就有了一文多事的嫌疑,处理的不好容易导致主旨不清楚.这份通知所以要这样处理是基于以下考虑:
     两个会议的议题内容有一些共性,即都是研究和解决有关建设项目的用地问题;
      两个会议在时间上前后相继有连贯性;
     两个会议的部分主体重建——主办者和会议召集人相同,部分参加者也相同。对于需要参加前后两个会议的市规划局来说接到这份通知后就更好安排时间。
在这样的前提下,用上述处理方式可以少发一份文书,提高了工作效率。但是,如果不具备类似的前提条件,仍然要注意避免这种“两会合一”式的会议通知。
30、略
311A行为虽然执行领导指示坚决、迅速,但是没有发挥参谋作用,是秘书的失职行为,将给组织造成不可挽回的损失。
 B行为既没有执行领导指示,又采取了粗暴的方法,等于火上浇油,不能起到劝阻领导的效果。
 C行为虽然有参谋意识,但其方法失当,同样不能起到劝阻领导的效果。
 D行为既没有违抗领导的命令,又发挥了参谋作用。秘书巧妙地采取时间缓冲法进行“冷处理”,容易达到理想的效果。
2D行为最理想,B行为最不可取。
33、(一)、1、答案要点:刘小姐不应打断客人的讲话    刘小姐不应私自抬高房价   刘小姐不应在接待中不应表现出不耐烦的情绪     
         2、答案要点:①秘书在接待工作中要学会有效的倾听,其中倾听的有效方法是:a.少讲多听,不要打断对方的讲话  b.表示出聆听的兴趣,不要显示出冷淡和不耐烦②与上司的沟通,不要以自己的看法替代上司的指令
34、(二)、1、结构:标题   正文    结尾
       2、层次分明,重点突出,语言简明、准确(
351、办理完毕的文件才能作为档案保存。2、对日后的工作和活动有一定查考利用价值的文件,才有必要作为档案保存3、按照一定的规律集中保存起来,才能最后成为档案。
36、答:这份通知传递了两个会议的信息,如果是一份政府公文,就有了一文多事的嫌疑,处理得不好,容易导致主旨不清楚。这份通知所以要这样处理,是基于以下考虑。⑴两个会议的议题内容有一些共性,即都是研究和解决有关建设项目的用地问题⑵两个会议在时间上前后相继,有连贯性⑶两个会议部分主体重叠,主办者和会议召集者人相同,部分参加者也相同。对于需要参加前后两个会议的市规划局来说,接到这份通知后,就更好安排时间。   在这样的前提下,用上述处理方式可以少发一份文书,提高了工作效率。但是,如果不具备类似的前提条件,仍然要注意避免这种“两会合一”式的会议通知。
37、答:⑴制定预算方案一定要事先进行调研。调查研究的概念:调查是指通过适当的方法,有目的地了解客观事物实际情况的一种感性认识活动;研究是指调查所获得的材料进行分析、综合、归纳、推理,从而把握客观规律事物在内本质规律的过程。调查是研究的前提和基础,研究是调查的发展和深化。⑵调查的研究作用:
①决策的基础
②管理的前提
③发挥“耳目”作用的前提
④加强自身建设的方式
⑶调查研究的意义:
①调查研究是秘书工作的重要职责
②调查研究是做好各项秘书工作的基础
③调查研究是切实改善秘书工作作风的有效方式
④调查研究是提高秘书人员工作能力的必要途径
38、论述题
答:根据设备对信息的作用形式,现代化办公设备可分为信息处理、信息传递、信息复制、影像设备和办公辅助五类设备。
(一)信息处理设备:1、计算机;2、联机外部设备
(二)信息复制设备:如:静电复印机;2、光盘刻录机等
(三)信息传递设备:1、通信网络设备;2、通信用户终端设备
(四)信息影像设备:如:照相机、录像机
(五)办公辅助设备:如:幻灯机、投影器等
随着计算机和通信技术的发展,随着社会的进步所带动的对改善工作环境的要求,使现代化办公设备于技术不断发展,并呈现出如下趋势:
(一)现代化办公设备正向着高性能、多功能、复合化和系统化的方向发展。
(二)现代化办公系统向着数字化、智能化、复合化和系统化方向发展。
(三)通信技术和设备在现代化办公中将起到更大的作用。
(四)现代化办公设备将会更加符合人机工程的设计标准,使用户能够在充满有好和情感的现代化办公设备于环境中愉快的进行办公会活动。
39、小李的行为严重违反印信管理规定;
①公章应由专人保管使用,不能随便将它交给别人;
②小李轻易将公章交给他人,而且还让公章在办公桌上过夜,隐藏着极大的风险,小李没有负起保护公章安全的责任,属于失职;
③介绍信也应由小李亲自填写,不能让别人填写、盖章,这样很容易出现问题。
 
40、每个要点得1分(论述言之有理适当加分)
①诚恳热情;②讲究礼仪;③细致周到;④俭省节约、按章办事;⑤保守秘密;⑥对口接待、分工负责。
41、论述题
分析:领导人在会议上的讲话有两种性质:一种是三言两语,即兴而作的讲话;另一种是专门准备的,代表组织的指示性和总结性的讲话。后一种讲话,往往需要秘书代拟讲话稿,领导人应该把讲话意图以及所表达的要点向秘书人员交代清楚,或经集体讨论后再由秘书执笔。秘书人员也应主动向领导人了解讲话意图。领导讲话关键是要有的放矢,有话可讲。
领导人员为领导人写讲话稿,特别要注意针对性——既要针对听讲者,也要针对讲话人。秘书人员要根据领导者的年龄、资历、出身、文化程度、群众威性及性格特点等拟写讲话稿,不可随意下笔,仓促为之。
为领导人写讲话稿还要站在听从角度去构想。为此就要根据听众的构成,包括年龄构成、职业构成、性别构成及语言构成等。讲话搞还需要找到最恰当的语言媒介去接近听众,进入听众的世界。这个媒介包括年龄语言、职业语言和性别语言。
42、先仔细询问老杨要做什么,在老杨说明来意和不想麻烦小姜之后。小姜应该婉言拒绝老杨的好意,并向老杨说明公章是不能随便交人使用的,介绍信也应由小姜亲自填写,是不能让别人填写和盖章的
 
43、收件人:HZG@163.COM
主题:会议通知
抄送:无
正文:黄经理:
          公司总部将于明天下午2点召开一个关于商业开发的重要会议,请你务必于明天中午12点之前回到总部。
                                                          XX公司总部
                                                        XXXXXX
 
发件人:FANG@YOHOO.COM.CN
 
44、论述题。
答:秘书工作实质上是领导工作的延展,是提高领导工作效率的助推器。这种本质属性具体表现在以下几个方面:
(一)贴近领导核心,辅助领导工作;这一特征是其他机关人员和机关工作所没有的。表现为以下三点:
1、从秘书与领导的工作关系来看,秘书工作具有贴近领导的特点。秘书工作是直接为领导服务的,最贴近于领导工作,这种工作关系就要求秘书与领导之间心心相印,志同道合、配合默契。
2、从秘书工作的运行轨道来看,秘书工作具有向心运转的特点秘书工作只能按照领导意图和指示精神办事。因此,秘书就是紧贴领导,围绕领导活动开展工作的,在工作中必须始终面向领导核心,形成强大的向心力。
3、从秘书工作与领导工作的时间特征来看,秘书工作具有与领导工作同步运转的特点,无论何时何地,只有有领导活动,就需要相应的秘书工作辅佐。因此秘书工作在时间和空间上保持领导层活动的同步。
(二)不在领导职位,参谋领导之政。秘书工作的基本任务就是当好领导的参谋和助手,虽然不是领导者,但必须站在领导者的角度和高度来思考问题,又要坚决服从和贯彻领导的指示和意图,决不允许越位擅权,以领导者的身份说话办事。
 
(三)没有领导权利,隐含领导权力。秘书工作虽然是辅助性、服务性的工作,但秘书工作是直接为领导服务的。实质上是为领导权力的运行服务的工作,其本身就隐含着一定的权力。它是把有权和无权融为一体的有权威的工作。由于秘书始终围绕领导权力的运行而工作,秘书工作中必然隐含有权威性。
(四)贯彻领导意图,反映群众利益。按领导意图办事,秘书工作就能充分发挥辅助作用;离开领导意图秘书工作就会迷失方向和目标。因此,迷失工作必须明确领导意图形成的原理,了解领导意图的类型和特征,掌握领会和贯彻领导意图。一切党政军机关的领导者,必须代表广大群众的根本利益,一切企事业单位和其他社会团体的领导者也必须代表本组织本团体的群众利益,因此一切领导意图的形成必须戴白广大群众的意志和利益,反应群众的意见和呼声。秘书工作贯彻领导意图与反应群众利益是辩证统一的关系。作为秘书工作者,必须努力协调二者的关系,真正起到领导联系群众的桥梁和纽带作用。
45.五大能力:
      统筹能力——具有统筹人员、资源、时间、财力及物资设备的能力。
      合作及交际能力——具备团队精神,作为团队的一员,对团体负责,能与之共同努力,并为之奉献;能给他人传授新知识,新技能;能为顾客服务,并令顾客满意。
       获取并利用信息的能力——能获取信息、评价信息;能组织信息、保持信息;能诠释信息、交流信息;能用计算机处理信息。
      系统动作能力——能认识社会系统、组织系统及科技系统的运作机制并有效地进行支配;能辨别动向,预测影响系统运作的因素,发现问题,及时纠正;能对现有系统提出修正建议并开发新系统以改进工作。
      能利用多种科技手段工作——能抉择适当的步骤、工具或设备,包括计算机及其相关的技术,熟悉设备装着调试,设备的运作内涵及适当的工作程序和步骤;能防止、识别并解决设备故障问题,能及时保养设备,包括计算机及其他技术设备。
     三大基础:
     能力基础:具有较高的读、写、算、听、说的能力。
     思维基础:能进行创造性思维,有决策能力及解决问题的能力,有想象能力,学习能力和思维能力。
     素质基础:有责任心和自尊心,善交际,能自律,为人诚实正派。
46、(1)领导的辅导需求是秘书工作的主导因素,秘书工作须以领导者的辅助需求为转移。这种主辅关系规定了领导者在秘书秘书工作中居于主导和支配地位,秘书工作者处于辅助和服从的地位,秘书工作者必须服从于领导者的辅助需求,积极主动,千方百计提高自己的辅助水平,一满足和适应领导者的辅助需求。
2)领导者的辅助需求具有客观规律性,并非主观随意性,秘书工作主要是适应领导工作的辅助需求。领导者的辅助需求,也就是领导工作的需求‘,一个领导者有众多的社会角色,秘书工作者只能满足“领导者”的角色需求,而不是适应领导人的一切需求。
3)领导者的辅助需求归根结底是领导者所代表组织的根本利益决定的。领导者代表组织的根本利益,根本利益决定总体目标,组织目标决定领导意图的形成,领导意图又决定秘书工作的方向。
4)秘书工作者的辅助水平要同领导者的辅助需求相适应。a.跟踪适应;b.同步适应;c.超前适应。
5)要适应领导者的辅助需求,秘书工作必须不断提高辅助水平。秘书工作者水平的高低,直接影响领导者需求的满足程度,应从三方面着力提高辅助水平:努力提高综合素质;潜心研究领导者的辅助需求;不断改进工作方法和手段。
47.⑴平等互利原则:平等意味着相互尊重,它包括尊重对方和捍卫自尊两方面。在外事接待中,尊重别国,尊重自己,才谈得上真诚合作,平等合作。论述合理可得分)⑵、依法办事原则,国际间的交往合作有一个原则不能忘记就是合法。在我国对外洽谈合作中,出现了由于不清楚他国及国际间法律法规而造成的重大损失,所以懂法守法是对外交往顺利进行的保证⑶内外有别原则,始终以维护我国利益为最高准则,过去我国独有的一项制造工艺就是在一家国外访问团参观时泄露的。我们一定要有内外有别的意识。⑷文明礼貌原则。不能拿本国或地区的礼俗套用到外宾身上。由于民族之间礼俗的差异而引起的误会对外事活动有不利的影响,我们了解对方国家和民族的礼俗是完全必要的。
48、综合加工;围绕某一问题将与之相关的同类、近似或相反的原始信息汇集在一起,并作为一个整体进行研究的深加工就是综合加工。综合加工又分为简单综合加工和复杂综合加工。具体说明
②提炼加工,从各种已有信息中提取所需要的信息的深加工过程。具体说明
③推导加工,根据已知信息,运用逻辑推理得出新结论的信息加工过程。具体说明
④注意三结合,点面结合。定量、定性结合。反映、预测结合。
49、论述题
从秘书与领导者工作关系来看,秘书工作具有贴近领导的特点。秘书工作是直接为领导决策和管理服务的,是最最近领导工作的。具体说明
从秘书工作的运行轨道看,和秘书工作具有向心运转的特点秘书工作在运转中必须始终面向领导核心形成强大的向心力。结合事例具体说明
从秘书工作与领导工作的时间特征来看,秘书工作具有与领导工作同步运转的特点。秘书对特定对象的服务是贯穿于该对象所辖的各项工作和每项工作的各个阶段之中,在时间和空间上保持于领导层活动的同步。具体说明
50、失误:①打算穿着牛仔裤旅游鞋赴晚宴;
         ②游览、购物之后,直接出席晚宴;
         ③精神状态较差地准备前往。
   改正:①出席晚宴,要求衣着必须讲究、整齐,女士需穿晚礼服或单色长裙、中式旗袍;
        ②女性出席宴请必须要化妆;
③以良好的精神状态出席宴请,表现对宴请主任的尊敬,所以不应大意。
51、论述题:
1、西周至春秋时期的秘书工作:①西周时期,管理队伍大大扩曾 ②战国时期新出现的官职:尚书
2、秦汉时期的秘书工作:三公制;
3、为近南北朝时期的秘书工作:①曹操:设秘书令,典尚书事。②魏晋时,有通事郎。
4、隋唐时期的秘书工作:中书、门下、尚书三省制
5、宋元时期的秘书工作:①宋代有枢密院与中书省分管军政事务 ②元王朝在全国各衙门里均设置一套秘书机构
6、明清时期的秘书工作:①明代由六部尚书分认国务,王权高度集中。② 清仿明制。
7、辛亥革命时期的秘书工作:①武昌起义前设秘书工作人员成为:书记录事。②临时政府设“承政厅”
8、国民党政府的秘书工作:设“秘书处”
52、秘书在处理来信时要注意的程序是:(1)启信;(2)阅信;(3)转信;(4)报信:(5)查信;(6)复信。(按序答对5点即给4分)
处理匿名信该注意:(1)积极处理,不能另眼相看;(2)认真研究,不放过信中线索;(3)精心筛选,不遗漏信中信息。(答对2点即给4分);对联名信要注意:(1)处理及时;(2)工作细致;(3)预测超前。(答对2点给4分)
53、便条
公司全体员工:
       会议筹备工作流程是:(1)拟制会议预案;(2)起草会议文件;(3)发出会议通知;(4)联系会议住地和会场;(5)制作会议证件;(6)布置会场;(7)安排会议报到;(8)准备会场。
 
                                                      公司秘书:XX
                                                        XXXX
 
54、.论述题
答:新时期秘书的职业道德包括:1、忠于职守,热爱本职。各行各业的工作人员,都要忠于职守,热爱本职,坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导工作,这是职业道德的一条主要规范。作为秘书,忠于职守,就是要忠于秘书这个特定的工作岗位,要爱单位,爱企业,自觉履行秘书的各项职务,认真辅助领导做好各项工作。要有强烈的事业心和责任感。
2、服从领导,当好参谋。服从领导,这是秘书职业性质所决定的。作为领导的参谋和助手,应当严格按照领导的指示和意图办事。当好参谋,就是要发挥参谋作用,在工作中为领导出谋献策。
    3 、兢兢业业,任劳任怨。兢兢业业,就是要求秘书人员埋头苦干,不计较个人利害得失,甘为无名英雄。                                                                   
 55、(1)答;违反了秘书工作基本原则的,诚恳热情原则,对顾客太无理;敬人原则,讲究礼仪原则,礼仪规范不到位,送客礼仪说话不得体,态度恶劣,平等互利原则。有损公司的形象和利益。
   2)答:A行为虽然执行领导指示坚决和迅速,但是没有发挥参谋作用,是秘书的失职行为将给组织造成不可挽回的损失。B.行为既没有执行领导指示,又采取了粗暴的方法,等于火上浇油,不能起到劝阻领导的效果。C.行为虽然有参谋意识,但其方法失当,同样不能起到劝阻领导的效果。D.行为既没有违抗领导的命令,又发挥了参谋作用。秘书巧妙的采取时间缓冲法进行“冷处理”,容易到达理想的效果。
    上述四种行为,D行为最合理,B行为最不可取。
 
56、论述题。
答:当有客人来访我单位时应该首先明确来访者的身份地位等基础信息以便于做好相关的安排和接待工作。按照来访者的社会地位来分可以分为以下几中情况;1,高规格接待。当来访者的社会地位较高而我单位负责接待的负责人社会地位相比来说比较低时,我们称之为高规格接待。所以秘书在安排相关的接待事项时应该严格按照高规格接待的要求来做接待准备工作。
2,对等接待。当来访者的社会地位和本单位负责接待的负责人的社会地位相当时,称之为对等接待。秘书在相关的接待准备过程中应该严格按照要求来做准备工作。
3,低规格接待。当来访者的社会地位低于本单位负责接待的负责人的社会地位时的接待工作称为低规格接待。秘书在相关的准备工作时应该严格按照标准来安排准备工作。
 
57、答:这位员工的语言使用不当,语气不对,态度不好,违背沟通的原则,没有维护领导的形象。
领导没有必要马上道歉,如果需要道歉,可会后私下进行说明和沟通。
58、答:机关包春的档案最终会移交档案馆,只要档案馆中有相应的文件记载,档案馆就有权力为个人开具相关档案证明。钱先生可以前往相应的档案馆去查找有关文件存根,只要查到,档案馆就可以为其开具相关档案证明,他的问题也就可以迎刃而解了。
60 (一)、1、答案要点:刘小姐不应打断客人的讲话
                             刘小姐不应私自抬高房价
刘小姐不应在接待中不应表现出不耐烦的情绪
           2、答案要点:①秘书在接待工作中要学会有效的倾听。其中倾听的有效方法是:a.少讲多听,不要打断对方的讲话b.表示出聆听的兴趣,不要显示出冷淡和不耐烦  ②与上司的沟通,不要以自己的看法替代上司的指令
61、(二)、1、结构:标题     正文       结尾
       2、层次分明,重点突出,语言简明、准确
62、论述题
1、办理完毕的文件才能作为档案保存。
2、对日后的工作和活动有一定查考利用价值的文件,才有必要作为档案保存
3、按照一定的规律集中保存起来,才能最后成为档案。
63.论述题。
1)领导的辅导需求是秘书工作的主导因素,秘书工作须以领导者的辅助需求为转移。这种主辅关系规定了领导者在秘书秘书工作中居于主导和支配地位,秘书工作者处于辅助和服从的地位,秘书工作者必须服从于领导者的辅助需求,积极主动,千方百计提高自己的辅助水平,一满足和适应领导者的辅助需求。
2)领导者的辅助需求具有客观规律性,并非主观随意性,秘书工作主要是适应领导工作的辅助需求。领导者的辅助需求,也就是领导工作的需求‘,一个领导者有众多的社会角色,秘书工作者只能满足“领导者”的角色需求,而不是适应领导人的一切需求。
3)领导者的辅助需求归根结底是领导者所代表组织的根本利益决定的。领导者代表组织的根本利益,根本利益决定总体目标,组织目标决定领导意图的形成,领导意图又决定秘书工作的方向。
4)秘书工作者的辅助水平要同领导者的辅助需求相适应。a.跟踪适应;b.同步适应;c.超前适应。
5)要适应领导者的辅助需求,秘书工作必须不断提高辅助水平。秘书工作者水平的高低,直接影响领导者需求的满足程度,应从三方面着力提高辅助水平:努力提高综合素质;潜心研究领导者的辅助需求;不断改进工作方法和手段。
64.秘书李先生没有按照归档制度的要求去做,没有及时将本单位处理完毕的文件进行挑选、归类、立卷、存档,致使本单位处理完毕的文件处在杂乱无章的地步,使宝贵的档案散乱、遗失、损坏。这样的后果是既不能满足单位工作查考的需要,也给国家的档案工作造成损害。
65.李秘书在秘书工作岗位上表现极不负责,主要表现在以下几个方面:
在领导批评之后不能正确地认识到自己的错误,产生抵触和 不快的表现,最终导致他在各种中情绪暴躁,不能保持乐观而稳定的工作情绪。不关有什么特殊情况,李秘书都不该不接电话,即使是骚扰电话也不洋该影响后面的工作。李秘书接电话时没有礼貌,不自报家门,不向对方问好,态度生硬,有损单位形象,在遇到有人找经理时不主动找经理,却擅自离开工作岗位是缺乏责任心的表现。66.论述题
新时期秘书的职业道德,有以下几方面:1、忠于职守、热爱本职,作为秘书,终于职守就是要终于秘书这个特定的岗位,要爱单位、爱企业,自觉履行秘书的各项职责。认真辅助领导做好各项工作。要有强烈的事业心和责任感。2、服从领导当好参谋。服从领导就是秘书职业性质所决定的,作为领导的参谋和助手,应当严格按照领导的指示和意图办事。离开领导自行其事、别出心裁都是秘书职业道德所不允许的。当好参谋就是要发挥参谋作用,在工作中为领导出谋献策。3、兢兢业业、任劳任怨。秘书人员在集体而紧张的工作中,要脚踏实地,密切联系实际和群众,有吃苦耐劳甚至委曲求全的精神。4、谦虚谨慎,办事公道。秘书人员不能因为在领导身边工作而自命不凡,要平等的同各职能部门商量工作,虚心听取他们的意见。办事要公道正派。5、实事求是,热情服务。秘书工作要一切从实际出发,理论联系实际,坚持时间是检验真理的唯一标准。要把为领导服务,为本单位部门服务作为自己的神圣职责。6、遵纪守法,廉洁奉公。这是秘书职业活动能正常进行的重要特征。7、 恪守信用,严守机密。 守信用是对秘书人员在工作和处理人际关系中的严格要求。包括:遵守时间、恪守诺言。“言必行,行必过。”8、转变观念,勇于创新。变按部就班为锐意进取 ,大胆开拓,创造性地开张工作。9、善于协调,严于管理。协调是秘书工作的一项重要职责。严于管理靠三条:一靠制度制约;二靠领导带头;三靠严于律己,服从管理。10、刻苦学习,提高素质。秘书要有一定的文字工作能力,出谋献策,独立办事,组织协调,调查研究,信息处理等能力,还要具有良好的责任。
67、①综合加工。围绕某一问题将与之有关的同类,近似或相反的原始信息汇集到一起,并作为一个整体进行研究的深加工就是综合加工。综合加工又分简单综合加工和复杂综合加工。具体说明。②提炼加工,从各种已有信息中提取所需要的信息的深加工过程。具体说明。③推导加工,根据已知信息,运用逻辑推理得出新结论的信息加工进程。具体说明。④ 注意三者结合,点面结合。定量,定性结合。反映,预测结合。
68 论述题。
①秘书工作的基本矛盾的性质:
秘书工作基本矛盾的双方,都是具有能动性的,由意识的人。因此,秘书工作基本矛盾的实质是秘书与领导的矛盾。这一矛盾的统一与对立表现在这些方面:a统一性。秘书工作是一种辅助领导工作的管理活动。这就决定了秘书工作者与领导者首先是一种合作的互相依存的关系这种关系是建立在双方根本利益一致基础上的,没有根本的利害冲突。b对立性。既然是矛盾,必然有对立的一面存在,否则不够成矛盾。从秘书工作时间看,秘书与领导之间的对立并非表现为对抗,而是表现为差异。首先是思想认识上的差异,其次是心理特点,再次是政治观点上的分歧。                                                                     
②秘书工作的基本规律:
秘书工作的辅助水平一定要适应领导者的辅助要求,这是秘书工作基本矛盾运动过程中不以人的主观意志为转移的客观规律。a领导者的辅助要求是秘书工作的主导因素,秘书工作必须以领导者的辅助需求为转移。B领导的辅助需求具有客观规律性,并非主观随意性,秘书工作要适应领导工作的辅助要求。C领导者的辅助需求归根结底是由领导者所代表组织的根本利益决定的。D秘书工作者的辅助水平一定要同领导者的辅助需求相适应。e要适应领导者的辅助需求,秘书工作者必须不断提高辅助水平。
 
69答:秘书在接待群总来访时,一定要态度热情,耐心听取群众的申述,然后慎重给与大幅或解释,做好耐心细致的思想工作。千万不能着急上火,为群众的情绪所左右。那种“群众伤感我流泪,群众发火我拍桌”的行为,不是秘书应有的品格。
 
70:做好参谋工作的方法
参谋不能越位
根据领导意图参谋
领会领导意图的方法
     1.直接观察与间接了解相结合
     2.加强沟通,善于运用多种信息沟通方式
     3.加强听知能力的培养
     4.正确领会领导意图
     5.心细如发,掌握方法
(四)决策前多参谋,决策后多反馈
71.1)案例
处理保密文件的注意事项
1.收到文件、资料后及时签收、登记,尽可能快地将文件传给相关人员
2.在传递前和传递过程中注意保密
3.提醒处理信息的时间及保密要求
4.特殊或重要文档做进一步跟踪
5.公司或部门文件及时收回、反馈或帮其保存在保险柜中
6.如果有机密文件,阅后及时销毁或交回发文部门处理
秘书XX虽然没有直接向竞争对手透露信息,但由于他的疏忽,通过他的妻子将信息传递给了竞争对手,因此,他错在因无保密意识泄露公司的产品信息
以磁盘的形式存在
树立保密意识
72.拟写公文
                     北京市公安局公安交通管理局
             关于对108国道部分路段采取交通管理措施的通告
                        二零零四年第16
   为了保障108国道的交通安全畅通,根据《中华人民共和国道路交通安全法》的有关规定,决定从2004929日起,对108国道部分路段(辛庄路口至贾史路口)采取以下交通管理措施:
   一.108国道进京方向(贾史路口至辛庄路口)昼夜禁止20吨(含)以上货运机动车通行;
   二.108国道出京方向(辛庄路口至贾史路口)昼夜禁止5吨(含)以上货运机动车通行.
   特此通告.
 
                                          
 北京市公安局公安交通管理局
                                             二零零四年九月二十三日
73.论述题
  职业道德方面:1.十字基本道德规范”---爱国守法、明礼诚信、团结友善、勤俭自强、敬业奉献
               2.道德修养:忠于职守,热爱本职;服从领导、当好参谋;兢兢业业、任劳任怨;谦虚谨慎、办事公道;实事求是、热情服务;恪守信用、严守机密;转变观念、勇于创新;善于协调、严于管理;刻苦学习、提高素质
              3.良好的心里素质,高尚的情操,坚强的意志,良好的性格和气质
职业性质方面:1.六个“意识”:学习意识;开拓意识;服务意识;效率意识;激励意识;清正意识
              2.“三服务”工作具体原则:准确周密原则;迅速及时原则;安全保密原则
              3.“三服务”工作具体要求:为领导工作服务;为同级和上下级领导机关服务;为基层、为群众服务
74、答:会议通知要求五要素齐备,即标题、主送机关、正文、发文机关名称、成文日期。
发文办理程序:注发,编号,缮校,用印,封发,投送。
 
75、答:杨修被杀的原因:①没有正确认识自己所处的配角位置,辅助意识差;②自以为是,自作主张,傲视曹操;③杨修在幕僚中高估自己,轻视别人,出风头,遭他人忌恨;④对曹操不够忠诚,数次为曹丕和曹植出主意,站到了曹操的对立面上,成了政治牺牲品;总之,杨修对秘书工作的辅助性认识不足,妄加指挥,越权越位,惹来杀身之祸。因为辅助决策不等于决策,秘书只能做参谋,做助手,决不能以领导者自居,更不能在工作上,态度上,礼仪上有越权的表现。(参考)
 
76、答:(一)信息工作是秘书部门的重要职能;
(二)信息工作是秘书部门辅助决策的主要手段;
(三)信息工作是秘书工作的重要基础;
(四)信息工作有利于开创秘书工作新局面。
 
78、处理群体上访事件,首先应坚持预测预防与解决问题相结合;其次,应坚持归口办理与就地消化相结合;再次,应坚持原则性与灵活性相结合。群体上访事件一旦发生,秘书部门应针对具体情况,采取以下方法。
(一)、稳定情绪,控制局面
(二)、摸清情况,研究措施
(三)、领导出面,协调处理
(四)、区别情况,恰当处理
(注:可适当加以阐述)
 
 
79、 论述题
秘书工作者的辅助水平一定要适应领导者的辅助需求,这是秘书工作基本矛盾运动过程中不以人的主观意志为转移的客观规律.我们把这个规律概括为一句话“:辅助领导工作规律”。
领导者的辅助需求是秘书工作的主导因素,秘书工作必须以领导者的辅助需求为转移。这种主辅关系规定了领导者在秘书工作中居于主导和支配地位,秘书工作者处于辅助和服从的地位,秘书工作者必须服从于领导者的辅助需求,积极主动,千方百计提高自己的辅助水平,以满足和适应领导者的辅助需求。
领导者的辅助需求具有客观规律性,并非主观随意性,秘书工作主要是适应领导工作的辅助需求。领导者的辅助需求是一个特定的概念,他是指领导者在工作中需要秘书人员协助处理的那些事务。同时,秘书工作者适应领导者的辅助需求,主要是指适应领导工作的需求,而不是适应领导人的一切需求
领导者的辅助需求归根结底是由领导者所代表组织的根本利益决定的。秘书工作者要适应领导者的辅助需求,最根本的是站在领导工作全局的高度,深入理解和贯彻执行领导意图,促进组织目标的顺利实现,自觉维护领导者所代表的组织利益。
秘书工作的辅助水平一定要同领导者的辅助需求相适应。争取做到:工作目标的同一性,工作节奏的同步性,工作配合的同心性。表现的三种境界:跟踪适应、同步适应、超前适应。
要适应领导者的辅助需求,秘书工作必须不断提高辅助水平。秘书应做到:努力提高综合素质。潜心研究领导者辅助需求。不断改进工作方法和手段。
80.措施:(1)通知工作区急救员,利用单位急救箱进行紧急抢救。在急救员不在的情况下,通知上司并呼叫急救中心,抓紧时间进行伤员的抢救。
2)当伤员得到抢救后,填写公司的《事故情况记录表》
3)立即填写公司的《工作情况报告表》,写出处理该受伤人的相关细节。
分析:(1)出现事故应尽量保持镇静,并按照事故应对措施加以处理。如果有人受伤,应立即救护。
2)填写《事故情况记录表》的目的是为了记录发生该事故的时间、地点、事故人姓名或疾病的细节,便于总结教训和为日后判定责任时使用。
3)填写《工伤情况报告表》的目的是为了记录受伤人的基本情况和事故发生时间、地点
伤害的细节以及事故发生时采取的行动和急救处理。且这份《工伤情况报告表》要在公司存档20年,以备认定工伤情况做依据。
81。《职业道德试卷》
小黄没有充分利用办公用品、办公资源,而是随意浪费,不加以节俭。小黄要主动向经理承认,请求原谅。在被发现后,要主动承担责任,请求原谅。可以移除自己支付一定的花费,这样才不至于被处分或解雇。
小李先说服小黄主动承认作物,如果小黄反对,再向经理说明情况。
   小李首先说服小黄,这样才能够处理好同事之间的关系,如果小黄不听劝告,则向经理说明情况,这有利于维护公司利益,又有利于小黄的发展。
82.1.参谋不能越位。秘书要增强参谋意识,经常用“若我是领导该怎么办”来提醒自己,不再其位也谋其政,这是秘书为领导决策服务,当好参谋应该具有的责任感,但绝对不能以此反辅为主,甚至“越俎代庖”。
2.根据领导意图参谋。作为秘书,在日常工作中要细心观察领导的“兴奋点”和“关注点”,细心觉察领导的性格特征和生活习惯;秘书平时要想领导所想,急领导所急,做领导之所需,这是做好参谋工作的根本。
3.决策前多参谋,绝丑多反馈。决策前参谋有三种类型:一是“顺向参谋”,二是“逆向参谋”,三是“侧向参谋”,不管采用哪种类型的参谋,在领导决策之前,秘书要通过调查研究,协助领导收集信息,为领导提供可供选择的方案;秘书还应协助领导搞好跟踪反馈工作,保证决策顺利地贯彻落实,或根据客观变化了的形势对先前的决策及时进行调整。
83用所学的知识分析此题。
答:中大型会议的与会人员比较多,会期一般也比较长,因此在会议的召开过程中经常会出现许多意想不到的情况,因此,会前一定要制定严密的应急方案,还要对方案的各个环节进行认真的检查,如安全通道是否打开,设备隐患是否检查,消防通道是否畅通,应急的组织和人员是否到位,应急的车辆是否准备停当,指挥沟通系统是否灵敏等,只有这样才能保证面临突发状况的时候能够从容面对,保证万无一失。
84示例分析
答:拟办是秘书为领导批办文件所做的准备工作,包括:在文件处理单上书写对收文办理的方案和建议,并签署拟办人姓名和日期;查询并附录文件中涉及的有关指示和规定;查询以前处理同类事情的有关文件,使拟办前后衔接具有连续性;对收文中有关数据和重要情节进行初步鉴别,为领导拟办提供依据和参考。
85  答:随着计算机技术和通信技术的发展,随着社会的进步所带动的对改善工作环境的要求,使现代办公设备与技术不断发展。
现代办公设备正向着高性能,多功能,复合化和系统化的方向发展。新的现代办公设备正被不断推向市场和被广泛使用。
现代办公系统向着数字化,智能化,无纸化和综合化方向发展。主要体现在多媒体办公计算机软件的进一步丰富和完善,多媒体网络信息的反应快速和实用化,计算机系统及网络系统信息传送技术的进一步提高,计算机系统及网络系统安全保密技术的进一步加强等方面,并逐步实现各类信息的处理综合化。
通信技术和设备在现代办公中将起到更大作用。网络的通信,传输速率和速度将会更快,有的秘书工作者已切身体会到远程办公与本地办公几乎无时间差。新的现代时空观将会迫使我们进一步更新办公观念。
现代办公设备将会更加符合人机工程的设计标准,使用户能够在充满友好和情感的现代办公设备与环境中愉快的进行办公活动。
86.三级秘书黄色书     一.答:分析:本例文 1是请批函,例文2是批答函,其请批与批答为对应关系。尽管发文机关与主送机关为严级单位,但就主管权限来说,市人事局为主管人事部门,因此,市卫生局“进人”必须按照程序,以请批函形式(请注意,不是“请示”)报送市人事局批准;市人事局也应该以批答函形式回复市卫生局。当卫生局收到批答函后,方能安排4名新同志的工作。
87答案:第一,我国的秘书工作,随着社会主义市场经济的发展,其工作范围越来越广泛,秘书工作在文字,文书,信息,协调,信访,接待等工作中,发挥着重要作用。一名优秀的秘书,应当具有突出的参谋和助手作用,为领导工作出主意,想办法,提预案,向领导提供资料,同时有沟通协调作用以及督促检查作用。
   第二,一名优秀的秘书首先要注重自己的仪容,仪表,仪态,同时要穿得体的服装,注重不同场合的不同色彩,同时在为领导服务时,要从细处着手。例如,懂得各种礼节以及不同国家的饿不同习俗,及在办公室的布置中,注重细节,如窗帘颜色,办公用品色彩的搭配,绿色植物的摆放,保持办公室的整洁通风,良好的光线等。
成为一名好的秘书,不仅在办公室礼仪上要熟悉,同时在接待,交谈,处事,人际关系,现代设备的使用等方面都要熟知。
 
88秘书应遵循及时性原则,会后立即着手撰写会议总结。若要召开座谈会,一定要安排在大家对本次会议记忆犹新时进行。会议总结的形式因会议种类的不同而有所不同。撰写会议总结时要总结出成绩,发现问题,找出规律。对于会务组织工作的成就与问题应一分为二,应表彰相关人员。
89、按信息载体分类,①口头信息 ②书面信息 ③视听信息 ④数字化信息
按信息内容分:①生活信息  ②社会信息
按信息形成时态分:①历史信息 ②学前信息 ③预测信息
90  1、点评此案例。
一个能准确把握会议主题,时刻关注公司发展的秘书,应有广阔管理思路的和优秀的协调沟通能力,同时他也就可以在会议的推进上发挥应有的作用。
2、你认为秘书应具备哪写能力,请简要阐述。
1)办事能力。①参谋助手  ②沟通协调  ③督促检查
2)交际能力
3)表达能力
4)操作能力
91  1、点评此案例
    秘书信息工作的全部意义在于充分利用信息,发挥参谋助手作用。要围绕中心工作,通过各种信息利用方式,主动开展信息利用服务,将收集、处理、存储的信息提供给利用者,满足信息需求。
2、通过这个案例可以看上秘书信息工作的作用和信息收集的要求,请简要阐述。
信息工作是秘书部门的重要职能
信息工作是秘书部门辅助决策的主要手段
信息工作是秘书工作的重要基础
信息工作有利于开创秘书工作的新局面
要求:  准确   及时  广泛
92、请论述开放式办公室和封闭式办公室的优缺点。
   答:开放式办公室   
优点:1、灵活应变,工作位置能随需要而移动、改变
      2、节省面积和门、墙等,节省费用,能容纳更多的员工
      3、易于沟通、便于交流
      4、易受监督,员工的行为容易得到上司的督察
      5、容易集中化服务和共享办公设备
缺点:1、难保机密
      2、很难集中注意力、员工容易受电话,人们走动等干扰
      3、房间易有噪音、如说话声、打电话和操作设备声易影响他人
      4、员工难于找到属于自己的私人空间
封闭式办公室:
优点:1、比较安全,可以锁门
      2、易于保证工作的机密件
      3、易于员工集中注意力,从事细致或专业工作
      4、易于保证隐私,明确办公空间由自己使用
缺点:1、费用高,墙,门,走廊等占用空间多并要装修
      2、难于监督工作人员的活动
      3、难于交流,员工被分隔开,易感觉孤独。
 
93:档案利用是档案工作的目的和出发点,档案价值的实现,关键在于积极、主动,及时地提供利用。王秘书适时的提供档案利用,发挥了档案的利用,使档案的价值得以实现,因此,秘书应该在做好档案整理工作的前提下,及时开展档案服务,为各项工作提供充分的依据和参考。
 
 
94:材料中主要暴露了秘书缺失道德修养和职业道德修养。
其一,秘书的道德意识修养,最根本的是要树立正确的人生观和价值观,树立全心全意为人民服务的观念,要有集体主义团队精神,在市场经济大潮中一定要克服利己注意和拜金主义意识。而小牟最根本的的就是没有树立正确的人生观和价值观,坠入了个人欲望当中不可自拔,是道德修养意识的缺失。小牟种种罪恶行为就是因为缺乏对组织机构的义务感和责任感,作为一名合格的秘书要有“本单位兴我荣,本单位衰我耻”的责任感,处处为本组织机构的荣誉和群众的利益着想,尽职尽责。同时也要有正确的荣誉感,认识到个人荣誉的获得是和领导的关怀、组织是支持、同事的帮助、可户的信任是分不开的,应该投入更大的精力服务社会、组织。
其二:作为一名合格的秘书,就必须忠于职守,热爱本职,兢兢业业,任劳任怨,谦虚谨慎,办事公道,实事求是,热情服务,遵纪守法,廉洁奉公,恪守信用,严守机密。而身为秘书的小牟严重缺失这些职业道德的素质。
95:论述题
1:秘书工作者的辅助水平一定要适应领导者的辅助需求,这是秘书工作基本矛盾运动过程中不以人的主观意志为转移的客观规律。
第一,领导者的辅助需求是秘书工作的主导因素,秘书工作必须以领导者的辅助需求为转移。
第二,林领导者的辅助需求具有客观规律性,并非主观随意性,秘书工作主要是适应领导工作的辅助需求。领导者的辅助需求是一个特定的概念,它是指领导这在工作中需要秘书人员协助处理的那些事务。
第三,领导者的辅助需求归根结底是由领导者代表组织的根本利益决定的。
第四,秘书工作者的辅助水平一定要同领导者的辅助需求相适应。这种“适应”不可能做到“完全适应”,只能达到“基本适应”,主要体现在三个方面:一是工作目标的同一性,即秘书工作目标和领导工作目标一致;二是工作节奏的同步性,即秘书工作的节奏要和领导工作的节奏保持同步运转;三是工作配合的的同心性,即秘书和领导之间相互信任,相互尊重,思想一致,同心同德,工作中配合默契。
第五,要适应领导者的辅助需求,秘书工作者必须不断提高辅助水平。秘书工作者辅助水平的高低,直接影响到对领导者辅助需求的满足程度。
 96、答:拜访应该事先约定,不应该速之客,让主人猝不及防。当外国人穿着睡衣的时候,他们是不能接待来访者的。宾馆的房间虽然是主人方面替他们订的,但是当客人入住之后,房间就是他们的私人领地,一般不会在房间里接待访客。更不会穿着睡衣接待访客,所以在拜访前应该预约地点和时间。
97、答:根据办公结构和布局的基本要求,产品展厅用开放式办公室是可行的,而销售分公司办公区中的各个部门全部采用全开放式办公室和半开放式办公室就不合适了。因为销售量大会引起财务部门工作量增大,现金和支票的流动和保管需要安全,所以财务部应该设置在安全和保密的封闭式办公室中。
98、论述题
 答:信息工作是秘书部的重要职能;信息工作是秘书部门辅助决策的主要手段;信息工作是秘书工作的重要基础;信息工作有利于开创秘书工作新局面。
99、张秘书没有认识到召开会议最重要的是要使领导的意图得以贯彻执行。不与领导做好会前沟通,就不能很好的理解联谊会议主要要加强公司与哪些客户的关系。搞什么样的活动能够密切公司领导与客户、员工的关系,联谊会上的奖品怎样发放才能使公司领导满意?联谊会不能解决好这些问题就失去了它召开的意义,即使有表面的热闹,也不能达到预期的目的。
 
100、根据办公结构和布局的基本要求,产品展厅用开放式办公室可行的,而销售分公司办公区中的各个部门全部采用全开放式办公室和半开放式办公室就不合适了,因为销售量大会引起财务部门工作量增大,现金和支票的流动和保管需要安全,所以财务部应该设置在安全和保密的封闭式办公室中。
 
101.A秘书造成失误的原因在于没有遵守公文处理的有关规定。按照《国家行政机关公文处理办法》的规定,文件在送交打印之前,必须经过主管领导签发,再由文秘部门进行复核,以确保发文质量。《国家行政机关公文处理办法》作为我国现行秘书规范的重要组成部分,体现了国家对各级机关秘书活动中公文处理的基本要求,带有强制性,不得违反。这一案例的启示在于:秘书工作必须在遵守秘书规范的前提下展开,必须将工作热情与遵守秘书规范紧密结合起来,以免出现事倍功半甚至事与愿违的结局。秘书人员必须牢记:仅有工作热情是不够的,还必须将秘书规范的学习、运用视为秘书基本素质的重要内容,予以足够的重视。
 
102.日方如此安排外宾的发言时间并不算失礼。因为在安排会议程序时,必须充分考虑会议的整体时间结构,如果任由外宾或重要人物自由发言,必然会影响到整个会议的进程,无法实现会议的预期目的。日方官员在设置中方团长的发言时间时,只预留了一分钟的时间,而且居然精确到了秒,这也可以看出日方对于会议程序的讲究已经形成一种习惯,成为一种约定俗成的做法。中方团长最初感到惊愕,恰好反映出双方对于开会的认识差异。这既是一种实际做法的差异,更是观念上的巨大反差。因为在讲究时间、讲究效率的竞争机制下,如果连开会都无法准时开始、准时结束,会议的效果以及会后的执行情况又怎么可能实现高效率?一句话,只有开好会,才能办好事。这一点,应该是中方团长事后为之感慨的重要原因。
 
1031.要定期整理来信来访的基本情况。在一定时期,一个部门受理群众信访的数量、内容,突出的信访问题,哪些情况有新变化,原因何在,等等这些都属于基本情况。秘书人员把这些基本情况整理出来,可以掌握动态情况,启发思路,抓住问题。
2、要注意积累动态反映资料,特别是落实政策方面的动态资料。党和国家的每项新政策、新规定公布或下发后,都会产生一定的反响,这是最好的反映材料。有的秘书人员在在、收集信访信息资料的过程中,只看到一两件零星的反映,认为没有综合的必要,便轻易放过,但等真有机会要综合时,却又苦于缺乏资料。因此,秘书人员字平时就应做收集资料的有心人。
3、要及时了解党和国家的中心工作。只有了解党和国家当前的中心工作,才能在信访工作中围绕中心工作收集材料。如果不知道中心工作是什么,当然不会抓住应该反映的主要问题。
4、要关注群众情绪和思想倾向。群众来信来访,都是群众情绪和思想倾向的反映,秘书人员要注意和关心群众的情绪和思想动向,及时掌握他们的变化。如果秘书人员做到了既了解党和国家的方针政策,又掌握群众的思想情绪,就一定能做好综合反映工作。
 
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